Uproszczona ewidencja przychodów i kosztów (UEPIK) to uproszczona forma rachunkowości przeznaczona dla małych organizacji pozarządowych i kół gospodyń wiejskich, które nie prowadzą działalności gospodarczej. Zastępuje pełną księgowość i pozwala wypełnić obowiązki podatkowe – w tym złożyć CIT-8 – przy znacznie mniejszym nakładzie pracy.
Struktura uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów została zaktualizowana zgodnie z nowymi przepisami obowiązującymi od 1 stycznia 2026 r. Składowe ewidencji różnią się w zależności od tego, czy prowadzisz organizację pozarządową (NGO), czy koło gospodyń wiejskich (KGW).
Kto może prowadzić uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów?
Z UEPIK mogą korzystać organizacje, które spełniają łącznie dwa warunki:
- Przychody w roku poprzednim nie przekroczyły 1 000 000 zł.
- Organizacja nie prowadzi działalności gospodarczej.
Prawo do prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów mają przede wszystkim:
- stowarzyszenia i ich jednostki terenowe,
- fundacje,
- koła gospodyń wiejskich (KGW).
Decyzję o wyborze tej formy ewidencji podejmuje organ zatwierdzający (np. walne zebranie lub zarząd), a następnie organizacja informuje o tym naczelnika właściwego urzędu skarbowego.
Skład ewidencji dla NGO
Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 22 grudnia 2025 r., ewidencja dla stowarzyszeń i fundacji składa się z:
- Zestawienia przychodów i kosztów.
- Zestawienia przepływów finansowych.
- Wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.
- Zestawienia uzupełniającego – nowy, obowiązkowy element wprowadzony w 2026 roku.
Skład ewidencji dla KGW
Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 23 grudnia 2025 r., koła gospodyń wiejskich prowadzą:
- Zestawienie przychodów i kosztów.
- Zestawienie przepływów finansowych.
- Wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.
Opis poszczególnych elementów
1. Zestawienie przychodów i kosztów
Jest to chronologiczny zbiór zapisów o zdarzeniach gospodarczych.
- NGO: obejmuje m.in. przychody ogółem oraz koszty z podziałem na koszty uzyskania i niestanowiące kosztów uzyskania przychodów.
- KGW: zestawienie jest bardziej szczegółowe w zakresie źródeł finansowania i wyodrębnia przychody ze składek członkowskich, darowizn, dotacji oraz pozostałe przychody.
2. Zestawienie przepływów finansowych
Służy do monitorowania dochodów wolnych od podatku (np. przeznaczonych na cele statutowe). Dokument ten zawiera:
- Dochód obliczony zgodnie z ustawą o CIT.
- Dochód wolny od podatku uzyskany w danym roku oraz pozostały z lat ubiegłych.
- Wydatki pokryte z dochodu wolnego od podatku.
- Kwotę dochodu wolnego od podatku niewydatkowaną na koniec roku.
3. Wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych
Zawiera dane o składnikach majątku o wartości powyżej 10 tys. zł (lub niższej, jeśli tak zdecyduje organizacja). Dokument musi zawierać m.in.:
- Datę nabycia, przyjęcia do używania oraz numer dowodu zakupu (w tym numer faktury KSeF przy zbyciu).
- Wartość początkową, stawkę amortyzacyjną oraz wysokość odpisów.
- Symbol Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT).
4. Zestawienie uzupełniające (tylko dla NGO)
To nowy dokument służący głównie do celów kontroli dotacji i limitów. Zawiera:
- Dane niezbędne do wypełnienia obowiązków z ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.
- Łączną wartość darowizn rzeczowych, co pozwala na kontrolowanie limitu przychodów uprawniającego do prowadzenia UEPIK.
- Inne dane niebędące danymi osobowymi, określone przez organizację w zasadach prowadzenia ewidencji.
Jak prowadzić UEPIK w praktyce?
Wszystkie zestawienia muszą być prowadzone rzetelnie (zgodnie ze stanem rzeczywistym) oraz niewadliwie (zgodnie z przepisami rozporządzenia). W praktyce oznacza to konieczność rejestrowania każdego zdarzenia gospodarczego na bieżąco – najpóźniej w ostatnim dniu miesiąca, w którym ono nastąpiło.
Uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów można prowadzić:
- w programie komputerowym – np. w dedykowanej aplikacji online, która automatycznie generuje wymagane zestawienia i pilnuje zgodności z przepisami,
- w arkuszu kalkulacyjnym (Excel) – wymaga ręcznego przygotowania wszystkich zestawień i śledzenia zmian w przepisach,
- w formie papierowej – dopuszczalna, ale niepraktyczna przy większej liczbie dokumentów.
Aplikacja uepik.ngo automatycznie generuje wszystkie wymagane zestawienia na podstawie wprowadzonych przychodów i kosztów. CIT-8 wynika wprost z ewidencji – wystarczy pobrać plik i złożyć w urzędzie skarbowym.