Prawidłowe rozliczanie dotacji wymaga ścisłego odwzorowania struktury budżetu zawartego w umowie z oferentem. Aby ułatwić kontrolę wydatkowania środków, wprowadziliśmy funkcję grupowania kategorii, która pozwala przypisać każdą pozycję budżetową do konkretnego działania. Pozwala to na odwzorowanie struktury projektu 1:1, co zwiększa przejrzystość i kontrolę nad limitami wydatków.
Dlaczego warto grupować kategorie?
- Widzisz budżet i wykonanie dokładnie tak, jak zostało to zapisane w umowie z urzędem.
- System automatycznie sumuje wydatki w ramach danego działania, informując Cię o stopniu wykorzystania środków całej grupy.
- Łatwiej zarządzasz wieloma kosztami, przypisując je do konkretnych etapów projektu.
Definiowanie struktury (działań)
Zanim przypiszesz konkretne pozycje budżetowe, musisz określić strukturę projektu w sekcji Lista działań. Nowy interfejs jest zbliżony do listy kategorii, co pozwala na przejrzyste zarządzanie wieloma etapami.
- Przejdź do modułu Projekty, wybierz właściwy i przejdź do sekcji Lista działań.
- Kliknij Dodaj działanie.
- Uzupełnij Numer (pole opcjonalne – np. 1 lub D1) oraz Nazwę działania zgodnie z Twoją ofertą.
- Przycisk Zatwierdź i zapisz strukturę pojawi się zawsze, gdy wprowadzisz zmiany w nazwach, numerach lub dodasz / usuniesz działanie bądź kategorię. Użyj go, aby system nadał ID nowym elementom i zaktualizował wyliczenia.
Przypisywanie kategorii do grup
Gdy Twoja struktura jest już zapisana, możesz powiązać poszczególne pozycje budżetowe z odpowiednimi działaniami w sekcji Kategorie kosztów.
- W sekcji Kategorie kosztów wybierz Działanie z listy rozwijanej przy każdej kategorii.
- Jeśli nie widzisz nowo dodanego działania na liście – wróć do poprzedniej sekcji i kliknij przycisk Zatwierdź i zapisz strukturę.
Gdzie zobaczę pogrupowane dane?
System automatycznie agreguje dane w kilku miejscach:
- widok projektu – w sekcji Lista działań zobaczysz sumaryczny budżet, wydatkowanie oraz kwotę, która pozostała do wydania dla każdego działania,
- wykaz operacji i zestawienie uzupełniające – raporty zawierają dodatkową kolumnę Nazwa działania przy każdej pozycji kosztowej.
- eksport do CSV / XLSX – pliki zawierają dodatkową kolumnę Nazwa działania przy każdej pozycji kosztowej.
Zależności i bezpieczeństwo danych
- Przycisk usuwania działania (X) jest automatycznie blokowany, jeśli do danego działania przypisano już jakiekolwiek wydatki.
- System nie pozwoli na usunięcie grupy, do której wciąż są przypisane kategorie budżetowe (nawet jeśli nie mają one jeszcze kosztów).