Opis modułu Krajowy System e-Faktur (KSeF)
Od początku 2026 roku Krajowy System e-Faktur jest obowiązkowym standardem obiegu dokumentów w Polsce. Zmiana ta objęła wszystkie fundacje, stowarzyszenia i koła gospodyń wiejskich – również te, które są zwolnionymi podatnikami VAT i prowadzą wyłącznie działalność statutową. Aplikacja uepik.ngo zapewnia integrację z KSeF, umożliwiając realizację nowych obowiązków w sposób zautomatyzowany.
Obecnie część największych podatników (np. energia, telekomunikacja, paliwa) wystawia faktury wyłącznie w formie ustrukturyzowanej. Brak integracji z KSeF oznacza brak fizycznego dostępu do faktur kosztowych, co uniemożliwia ich prawidłowe rozliczenie w księgowości organizacji.
Nasz system integruje się z KSeF w trybie interaktywnym, zapewniając dwukierunkową wymianę danych z serwerami Ministerstwa Finansów, a także bezpieczne potwierdzanie odbioru dokumentów.
Dlaczego organizacje pozarządowe muszą uwzględnić KSeF?
W praktyce większość organizacji korzysta z faktur wystawianych przez zewnętrznych usługodawców. Od lutego/kwietnia 2026 roku te dokumenty są – co do zasady – udostępniane wyłącznie w KSeF.
Wymóg stosowania KSeF dotyczy również organizacji, które prowadzą uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów i odbierają lub wystawiają faktury w ramach działalności odpłatnej. Dokumenty wystawiane na rzecz firm muszą zostać przesłane przez KSeF, a organizacja musi być w stanie pobrać potwierdzenie (tzw. UPO).
Odbiór faktur kosztowych
W systemie uepik.ngo pobieranie faktur z KSeF odbywa się ręcznie lub automatycznie. Nie musisz ręcznie logować się do serwisów ministerialnych ani pobierać plików XML. Dokument pojawia się w systemie w postaci czytelnej wizualizacji faktury, gotowej do przeglądania, archiwizacji i księgowania jednym kliknięciem.
Rozwiązanie jest przydatne zwłaszcza dla organizacji, które nie mają dedykowanych zasobów księgowych i nie chcą zajmować się obsługą techniczną systemów państwowych.
Wystawianie faktur sprzedażowych
Moduł umożliwia wystawianie faktur w prostym formularzu, w sposób podobny do tradycyjnych programów księgowych. W wariancie podstawowym uzupełniasz dane kontrahenta, pozycje na fakturze i kwoty, a system zajmuje się przygotowaniem struktury danych XML, podpisem i przekazaniem jej do KSeF.
Po wysłaniu dokumentu otrzymujesz informację, czy faktura została przyjęta, czy wystąpił błąd i dokument wymaga poprawki przed ponowną wysyłką.
Wizualizacja dokumentów
Faktury przesyłane do KSeF mają formę plików XML, które są bezużyteczne bez odpowiedniego oprogramowania do ich odczytu. Aplikacja uepik.ngo automatycznie konwertuje je do czytelnej wizualizacji z kodem QR, którą można pobrać w PDF, wydrukować lub przekazać kontrahentowi e-mailem.
Wygenerowana wizualizacja zawiera QR kod weryfikacyjny oraz identyfikator nadany przez KSeF.
Archiwizacja i dostęp do dokumentów
Wszystkie dokumenty są przechowywane w systemie w sposób uporządkowany, z możliwością filtrowania, wyszukiwania i pobierania. Masz dostęp do dokumentów historycznych bez konieczności logowania się do różnych systemów i eksportowania plików.
Archiwum nie wygasa, a dokumenty mogą być pobierane ponownie w dowolnym momencie. Będzie to szczególnie ważne w kontekście audytów i kontroli.
Bezpieczeństwo i UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru)
Każda wysłana faktura podlega procesowi weryfikacji po stronie Ministerstwa Finansów. System uepik.ngo automatycznie odbiera Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO) i dołącza je do wpisu w dzienniku wysyłek. UPO z cyfrowym podpisem stanowi jedyny dowód na to, że faktura została przekazana do KSeF i weszła do obrotu prawnego. Dokument jest szczególnie istotny w sytuacjach sporów, korekt lub kontroli.
System przechowuje historię statusów każdego dokumentu, dzięki czemu wiadomo, kiedy faktura została wysłana, przyjęta albo odrzucona i z jakiego powodu.
KSeF w codziennej pracy organizacji
Z punktu widzenia organizacji pozarządowych najważniejsze jest to, że obsługa KSeF nie musi wymagać dodatkowych narzędzi ani wiedzy technicznej. Aplikacja uepik.ngo upraszcza proces do minimum, umożliwiając pracę na dokumentach w znanym układzie i w przyjaznym interfejsie.
Najważniejsze korzyści
- odbiór faktur kosztowych bez logowania do systemów rządowych
- wystawianie faktur w standardowym formularzu
- automatyczna wizualizacja i archiwizacja dokumentów
- dostęp do dokumentów historycznych w jednym miejscu
- archiwizacja UPO w formatach XML i PDF
- zgodność z przepisami od 2026 roku
- brak konieczności wdrażania dodatkowych narzędzi informatycznych
Podsumowanie
KSeF powoli staje się obowiązkowym rozwiązaniem dla wszystkich podmiotów, niezależnie od wielkości i formy działalności. Dla organizacji pozarządowych oznacza to konieczność zautomatyzowania przynajmniej odbioru, a w wielu przypadkach również wysyłki dokumentów sprzedażowych oraz zapewnienia kontroli nad obiegiem dokumentów.
Oprogramowanie uepik.ngo oferuje gotowy moduł KSeF, który pozwala realizować te obowiązki w sposób prosty, czytelny i bezpieczny, bez konieczności angażowania dodatkowych zasobów technicznych, kadrowych i finansowych.