Opis modułu Krajowy System e-Faktur (KSeF)
Wdrożenie modułu integrującego aplikację z KSeF planowane jest na 1 lutego 2026 r.
Od 2026 roku Krajowy System e-Faktur będzie obowiązkowym standardem obiegu faktur w Polsce. Zmiana obejmie nie tylko duże przedsiębiorstwa, ale także fundacje i stowarzyszenia, niezależnie od tego, czy prowadzą działalność gospodarczą i są czynnymi podatnikami VAT. Aplikacja uepik.ngo udostępnia moduł KSeF, który umożliwia odbiór i wysyłkę faktur w sposób zgodny z przepisami, bez konieczności wdrażania własnych rozwiązań IT.
Nasz system integruje się z KSeF w trybie interaktywnym, zapewniając dwukierunkową wymianę danych z serwerami Ministerstwa Finansów, a także bezpieczne potwierdzanie odbioru dokumentów.
Dlaczego organizacje pozarządowe muszą uwzględnić KSeF?
W praktyce większość organizacji korzysta z faktur wystawianych przez zewnętrznych usługodawców. Od 2026 roku dokumenty te będą udostępniane wyłącznie w KSeF (poza nielicznymi wyjątkami). Brak integracji oznacza brak dostępu do faktury, a w konsekwencji trudności z rozliczeniem kosztu i prowadzeniem księgowości.
Wymóg stosowania KSeF dotyczy również organizacji, które prowadzą uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów i odbierają lub wystawiają faktury w ramach działalności odpłatnej. Dokumenty wystawiane na rzecz firm muszą zostać przesłane przez KSeF, a organizacja musi być w stanie pobrać potwierdzenie (UPO).
Odbiór faktur kosztowych
W systemie uepik.ngo pobieranie faktur z KSeF odbywa się ręcznie lub automatycznie. Użytkownik nie musi ręcznie logować się do serwisów ministerialnych ani pobierać plików XML. Dokument pojawia się w systemie w postaci czytelnej faktury, gotowej do przeglądania, archiwizacji i księgowania.
Rozwiązanie jest przydatne zwłaszcza dla organizacji, które nie mają dedykowanych zasobów księgowych i nie chcą zajmować się obsługą techniczną systemów państwowych.
Wystawianie faktur sprzedażowych
Moduł umożliwia wystawianie faktur w prostym formularzu, w sposób podobny do tradycyjnych programów księgowych. W wariancie podstawowym użytkownik uzupełnia dane kontrahenta, pozycje na fakturze i kwoty, a system zajmuje się przygotowaniem struktury danych XML, podpisem i przekazaniem jej do KSeF.
Po wysłaniu dokumentu użytkownik od razu otrzymuje informację, czy faktura została przyjęta, czy wystąpił błąd i wymaga korekty.
Wizualizacja dokumentów
Faktury przesyłane do KSeF mają formę plików XML, które nie są użyteczne bez odpowiedniego oprogramowania. Aplikacja uepik.ngo automatycznie konwertuje je do czytelnego widoku dokumentu, który można pobrać w PDF, wydrukować lub przekazać kontrahentowi e-mailem.
Wygenerowana wizualizacja zawiera kody weryfikacyjne oraz identyfikator nadany przez KSeF.
Archiwizacja i dostęp do dokumentów
Wszystkie dokumenty są przechowywane w systemie w sposób uporządkowany, z możliwością filtrowania, wyszukiwania i pobierania. Użytkownik ma dostęp do dokumentów historycznych bez konieczności logowania się do różnych systemów i eksportowania plików.
Archiwum nie wygasa, a dokumenty mogą być pobierane ponownie w dowolnym momencie. Będzie to szczególnie ważne w kontekście audytów i kontroli.
Bezpieczeństwo i UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru)
Każda wysłana faktura podlega procesowi weryfikacji po stronie Ministerstwa Finansów. System uepik.ngo automatycznie odbiera Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO) i dołącza je do dokumentu. UPO stanowi jedyny formalny dowód na to, że faktura weszła do obrotu prawnego. Dokument szczególnie istotny w sytuacjach sporów, korekt lub kontroli.
System przechowuje historię statusów każdego dokumentu, dzięki czemu wiadomo, kiedy faktura została wysłana, przyjęta albo odrzucona i z jakiego powodu.
KSeF w codziennej pracy organizacji
Z punktu widzenia organizacji pozarządowych najważniejsze jest to, że obsługa KSeF nie musi wymagać dodatkowych narzędzi ani wiedzy technicznej. Aplikacja uepik.ngo upraszcza proces do minimum, umożliwiając pracę na dokumentach w znanym układzie i w przyjaznym interfejsie.
Najważniejsze korzyści
- odbiór faktur kosztowych bez logowania do systemów rządowych
- wystawianie faktur w standardowym formularzu
- automatyczna wizualizacja i archiwizacja dokumentów
- dostęp do dokumentów historycznych w jednym miejscu
- archiwizacja UPO w formatach XML i PDF
- zgodność z przepisami od 2026 roku
- brak konieczności wdrażania własnych narzędzi informatycznych
Podsumowanie
KSeF już wkrótce stanie się obowiązkowym rozwiązaniem dla wszystkich podmiotów, niezależnie od wielkości i formy działalności. Dla organizacji pozarządowych oznacza to konieczność zautomatyzowania przynajmniej odbioru, a w wielu przypadkach również wysyłki dokumentów sprzedażowych oraz zapewnienia kontroli nad obiegiem dokumentów.
Oprogramowanie uepik.ngo oferuje gotowy moduł KSeF, który pozwala realizować te obowiązki w sposób prosty, czytelny i bezpieczny, bez konieczności angażowania dodatkowych zasobów technicznych.
