Opis modułu Narzędzia
Nie każdy wydatek w organizacji pozarządowej jest dokumentowany fakturą. W sytuacjach ściśle określonych przepisami, organizacja ma prawo (a czasem obowiązek) sporządzić tzw. dowód wewnętrzny. Moduł w aplikacji uepik.ngo automatyzuje ten proces, zapewniając, że dokument zawiera wszystkie elementy formalne.
Generator eliminuje ryzyko błędów – system pilnuje dat, numeracji oraz wymaganych danych opisowych, co jest kluczowe dla uznania wydatku za koszt uzyskania przychodu lub koszt statutowy w świetle nowych przepisów wchodzących w życie w 2026 roku.
Zastosowanie zgodnie z przepisami (2026)
Projekt rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki w sprawie prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów precyzuje zamknięty katalog sytuacji, w których można stosować dowody wewnętrzne. Nasz moduł obsługuje kluczowe scenariusze dla NGO:
1. Zakupy materiałów i żywności
Zgodnie z § 9 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia MFiG w sprawie UEPIK, dowodem wewnętrznym można udokumentować zakup materiałów, surowców oraz żywności i napojów w handlu detalicznym.
- System pozwala wprowadzić dane bezpośrednio z paragonu fiskalnego.
- Automatycznie generuje dokument, do którego należy fizycznie podpiąć paragon.
- Umożliwia precyzyjne opisanie celu zakupu (np. “poczęstunek na walne zebranie członków”), co jest istotne przy kontroli celowości wydatków.
2. Rozliczanie podróży służbowych (Delegacje)
Koszty diet oraz inne należności za czas podróży służbowej pracowników i wolontariuszy muszą być udokumentowane specyficznym dowodem wewnętrznym. Formularz w aplikacji wymusza podanie wszystkich danych wymaganych przez § 9 ust. 3 rozporządzenia MFiG w sprawie UEPIK, takich jak:
- Imię i nazwisko podróżującego.
- Cel podróży i nazwa miejscowości docelowej.
- Data i godzina wyjazdu oraz powrotu (niezbędne do wyliczenia liczby godzin i dni).
- Stawka i wartość przysługujących diet.
3. Zbiorcze księgowanie wpłat
Dla organizacji masowych dużym ułatwieniem jest możliwość stosowania dowodów zbiorczych. Zgodnie z § 7 ust. 4 rozporządzenia MFiG w sprawie UEPIK, system pozwala zaksięgować jednym dokumentem sumę wpłat z tytułu składek członkowskich lub darowizn z danego okresu, pod warunkiem posiadania listy wpłacających (którą system również może wygenerować).
Ewidencja sprzedaży bezrachunkowej
Dla organizacji prowadzących działalność odpłatną lub gospodarczą bez kasy fiskalnej, system umożliwia generowanie dziennego dowodu wewnętrznego sprzedaży.
Zgodnie z § 13 ust. 1 rozporządzenia MFiG w sprawie UEPIK, na koniec dnia należy wystawić dokument wykazujący łączną kwotę przychodów nieudokumentowanych fakturami. Moduł Narzędzia pozwala zrobić to jednym kliknięciem, przenosząc odpowiednią kwotę bezpośrednio do kolumny przychodów w Ewidencji, co gwarantuje kompletność zapisów.
Automatyzacja i Archiwizacja
Wszystkie wystawione dowody wewnętrzne są natychmiast widoczne w module Zestawienia. Nie ma potrzeby ręcznego przepisywania kwot.
Gotowy dokument można pobrać w formacie PDF. Szablon jest przejrzysty i zawiera miejsce na wymagane podpisy osób uprawnionych do dokonania wydatku oraz zatwierdzenia go pod względem merytorycznym i rachunkowym.