Opis modułu Członkowie i składki
Zarządzanie członkostwem to fundament działalności wielu stowarzyszeń. Moduł składek członkowskich w aplikacji uepik.ngo został zaprojektowany, aby połączyć administrację organizacyjną z automatyzacją zapisów w uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów (UEPIK).
Dzięki integracji bazy osób z modułem finansowym, skarbnik nie musi osobno prowadzić arkusza w Excelu i osobno wpisywać przychodów do ewidencji. System dba o spójność danych i zgodność z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki.
Centralna baza członków i dokumentacja
System pozwala na prowadzenie szczegółowego rejestru członków, wykraczającego poza prostą listę nazwisk.
- Statusy aktywności: System automatycznie rozpoznaje osoby aktywne na podstawie daty wstąpienia i ewentualnej rezygnacji.
- Archiwum plików: Do każdego profilu możesz dołączyć skany deklaracji członkowskich, zgód RODO czy uchwał o przyjęciu w poczet członków. Pliki są przechowywane w bezpiecznej, szyfrowanej chmurze.
- Szybkie wyszukiwanie: Filtrowanie po nazwisku, e-mailu czy statusie pozwala na błyskawiczne odnalezienie potrzebnych informacji.
Matryca wpłat – kontrola finansów w czasie rzeczywistym
Największym wyzwaniem przy dużej liczbie członków jest monitorowanie regularności wpłat. Moduł oferuje unikalny widok matrycy, która w formie tabeli prezentuje cały rok kalendarzowy.
- Każda komórka to miesiąc – od razu widzisz, które składki są opłacone, a gdzie występują braki.
- System obsługuje różne częstotliwości wpłat, pozwalając na precyzyjne przypisanie kwoty do konkretnego okresu, niezależnie od daty faktycznego przelewu.
Automatyczny dowód zbiorczy
Zgodnie z § 7 ust. 4 rozporządzenia MFiG w sprawie UEPIK, organizacja może księgować składki członkowskie w sposób zbiorczy. To ogromne ułatwienie, które moduł wykorzystuje w pełni:
- Agregacja: Na koniec miesiąca system zbiera wszystkie odnotowane wpłaty, których nie zaksięgowano jeszcze indywidualnie.
- Generator PDF: Jednym kliknięciem tworzony jest profesjonalny dowód wewnętrzny (zbiorczy), zawierający listę wpłacających, kwoty oraz sumę całkowitą.
- Automatyczne księgowanie: System sam tworzy rekord w ewidencji przychodów, dołączając wygenerowany plik PDF jako załącznik dokumentujący zapis.
Ochrona danych i spójność księgowa
Aplikacja uepik.ngo pilnuje, aby dokumentacja była “niewadliwa i rzetelna”.
- Blokada edycji: Gdy tylko wygenerujesz dowód zbiorczy, wszystkie ujęte w nim wpłaty zostają zablokowane do edycji. Eliminuje to ryzyko przypadkowej zmiany danych, które zostały już “zamknięte” w dokumencie księgowym. Jeśli popełnisz błąd, system umożliwia usunięcie dowodu zbiorczego, co automatycznie “odblokowuje” wpłaty do poprawy.
- Zamykanie roku: Mechanizmy dbają o to, aby nie było możliwe dodawanie wpłat do lat podatkowych, które zostały już oficjalnie zamknięte i zaraportowane w CIT-8.