Opis modułu Członkowie i składki
Zarządzanie członkostwem to fundament działalności wielu stowarzyszeń. Moduł składek członkowskich w aplikacji uepik.ngo został zaprojektowany, aby połączyć administrację organizacyjną z automatyzacją zapisów w uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów (UEPIK).
Dzięki integracji bazy osób z modułem finansowym, skarbnik nie musi osobno prowadzić arkusza w Excelu i osobno wpisywać przychodów do ewidencji. System dba o spójność danych i zgodność z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki.
Centralna baza członków i dokumentacja
System pozwala na prowadzenie szczegółowego rejestru członków, wykraczającego poza prostą listę nazwisk.
- Statusy aktywności: System automatycznie rozpoznaje osoby aktywne na podstawie daty wstąpienia i ewentualnej rezygnacji.
- Archiwum plików: Do każdego profilu możesz dołączyć skany deklaracji członkowskich, zgód RODO czy uchwał o przyjęciu w poczet członków. Pliki są przechowywane w bezpiecznej, szyfrowanej chmurze.
- Szybkie wyszukiwanie: Filtrowanie po nazwisku, e-mailu czy statusie pozwala na błyskawiczne odnalezienie potrzebnych informacji.
Matryca wpłat – kontrola finansów w czasie rzeczywistym
Największym wyzwaniem przy dużej liczbie członków jest monitorowanie regularności wpłat. Moduł oferuje unikalny widok matrycy, która w formie tabeli prezentuje cały rok kalendarzowy.
- Każda komórka to miesiąc – od razu widzisz, które składki są opłacone, a gdzie występują braki.
- System obsługuje różne częstotliwości wpłat, pozwalając na precyzyjne przypisanie kwoty do konkretnego okresu, niezależnie od daty faktycznego przelewu.
Uzupełnianie matrycy nie musi odbywać się ręcznie. Dzięki funkcji importu, aplikacja uepik.ngo analizuje historię operacji bankowych, a odpowiednie mechanizmy przypisują wpłaty do odpowiednich osób w bazie organizacji. System rozpoznaje duplikaty i dba o to, by każda złotówka została poprawnie zaewidencjonowana. Przejdź do bazy wiedzy i dowiedz się, jak importować wpłaty składek członkowskich z wyciągów bankowych.
Automatyczny dowód zbiorczy
Zgodnie z § 7 ust. 4 rozporządzenia MFiG w sprawie UEPIK, organizacja może księgować składki członkowskie w sposób zbiorczy. To ogromne ułatwienie, które moduł wykorzystuje w pełni:
- Agregacja: Na koniec miesiąca system zbiera wszystkie odnotowane wpłaty, których nie zaksięgowano jeszcze indywidualnie.
- Generator PDF: Jednym kliknięciem tworzony jest profesjonalny dowód wewnętrzny (zbiorczy), zawierający listę wpłacających, kwoty oraz sumę całkowitą.
- Automatyczne księgowanie: System sam tworzy rekord w ewidencji przychodów, dołączając wygenerowany plik PDF jako załącznik dokumentujący zapis.
Ochrona danych i spójność księgowa
Aplikacja uepik.ngo pilnuje, aby dokumentacja była “niewadliwa i rzetelna”.
- Blokada edycji: Gdy tylko wygenerujesz dowód zbiorczy, wszystkie ujęte w nim wpłaty zostają zablokowane do edycji. Eliminuje to ryzyko przypadkowej zmiany danych, które zostały już “zamknięte” w dokumencie księgowym. Jeśli popełnisz błąd, system umożliwia usunięcie dowodu zbiorczego, co automatycznie “odblokowuje” wpłaty do poprawy.
- Zamykanie roku: Mechanizmy dbają o to, aby nie było możliwe dodawanie wpłat do lat podatkowych, które zostały już oficjalnie zamknięte i zaraportowane w CIT-8.