Opis modułu OCR – skanowanie dokumentów
Każda organizacja pozarządowa dysponuje dokumentami, które nie trafiają do Krajowego Systemu e-Faktur. Faktury od małych lokalnych sprzedawców, zagranicznych kontrahentów, paragony z NIP nabywcy, rachunki do umów czy potwierdzenia przelewów z darowiznami – to codzienność, którą zwykle trzeba ręcznie przepisywać do systemów księgowych. Nasz moduł OCR sprawia, że wystarczy wgrać plik ze skanem lub zdjęciem (lub przekazać e-mail z załącznikiem), a dane trafiają prosto do formularza kosztu lub przychodu.
Obsługiwane typy dokumentów
Moduł OCR rozpoznaje wszystkie dokumenty księgowe stosowane w praktyce NGO – zarówno kosztowe, jak i przychodowe:
- Faktury VAT – krajowe z numerem KSeF i bez, w tym faktury wystawione przed wdrożeniem obowiązkowego KSeF; rozpoznawane jako koszty (organizacja jest nabywcą) lub przychody (organizacja jest sprzedawcą) na podstawie NIP z dokumentu.
- Faktury zagraniczne – z numerem VAT UE lub bez, w dowolnej walucie. System zachowuje pełny numer VAT wraz z prefiksem kraju.
- Faktury uproszczone (paragon z NIP nabywcy) – system rozpoznaje NIP nabywcy na paragonie i traktuje go jako fakturę uproszczoną zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT.
- Paragony fiskalne – wyodrębnienie łącznej kwoty, podatku VAT i obliczenie wartości netto. Numer paragonu jest rozpoznawany na podstawie pozycji na wydruku (po kwocie SUMA, przed numerem kasy).
- Rachunki do umów cywilnoprawnych – umowy zlecenia, umowy o dzieło.
- Noty obciążeniowe – dokumenty wystawiane poza systemem fakturowania VAT.
- Potwierdzenia przelewów bankowych i darowizn – system rozpoznaje tytuł przelewu, kontrahenta (nadawcę lub odbiorcę) i kwotę. Darowizny na cele statutowe są automatycznie klasyfikowane jako przychody.
Dokumenty pro forma, oferty, kosztorysy, zamówienia i inne pliki niebędące dokumentami podlegającymi księgowaniu są automatycznie odrzucane i nie jest możliwe ponowienie skanowania z pozycji listy.
Dwa sposoby przesyłania dokumentów
1. Bezpośrednie wgranie pliku z aplikacji
Pliki można przeciągnąć lub wybrać z dysku. Obsługiwane formaty to PDF, JPEG, PNG i WebP do 10 MB. Każdy plik jest traktowany jako osobny dokument (system przetwarza je równolegle lub ustawia w kolejce).
Po przesłaniu, wyniki skanowania są dostępne w panelu narzędzia OCR, a przejście do formularza kosztu odbywa się przez przycisk Zaksięguj.
2. Skanowanie przez e-mail
Każde konto posiada unikalny adres e-mail w domenie ocr.uepik.ngo, widoczny w zakładce narzędzia OCR. Adres można dodać do kontaktów na telefonie i przesyłać dokumenty bezpośrednio z aplikacji pocztowej, co pozwoli zebrać dokumenty gotowe do zaksięgowania bez logowania do panelu.
System akceptuje do 10 załączników na jedną wiadomość. Po pomyślnym przyjęciu dokumentów wysyłane jest opcjonalne potwierdzenie, a po zakończeniu skanowania powiadomienie z linkiem do wyników (opcjonalnie – do włączenia w ustawieniach). Adres e-mail można w każdej chwili zresetować w widoku OCR.
Automatyczne rozpoznawanie strony transakcji
System samodzielnie określa, czy dokument jest kosztem (organizacja jest nabywcą) czy przychodem (organizacja jest sprzedawcą lub odbiorcą darowizny). Mechanizm działa niezależnie od rodzaju dokumentu i formatu zapisu NIP na dokumencie (z myślnikami, spacjami, prefiksem lub bez). Stronę transakcji można zmienić przed przejściem do formularza.
Automatyczne wypełnianie formularzy kosztów i przychodów
Po zakończeniu skanowania możliwe jest bezpośrednie przejście do formularza kosztu lub przychodu za pomocą przycisku Zaksięguj. System automatycznie wypełnia następujące pola:
- Dane kontrahenta – nazwa, NIP (lub numer VAT dla transakcji zagranicznych), adres siedziby
- Numer dokumentu i numer KSeF (jeśli widnieje w pliku źródłowym)
- Data wystawienia (dla paragonów i faktur uproszczonych – również datę zapłaty)
- Waluta i kwoty – netto, brutto, wartość podatku VAT
Dla faktur wystawionych przez polskie podmioty gospodarcze system wykonuje dodatkowe zapytanie do rejestru GUS przez API REGON i nadpisuje dane adresowe aktualnymi wartościami z oficjalnego rejestru. Eliminuje to sytuacje, w których wydrukowany adres jest nieaktualny lub niepełny.
Dokument źródłowy (plik przesłany do OCR) jest automatycznie dołączany do tworzonej transakcji jako załącznik, jeśli nie zostało to wyłączone w ustawieniach konta.
Wskaźnik pewności i weryfikacja
Jeśli wskaźnik pewności skanowania jest niższy niż 70%, system wyświetla ostrzeżenie i wskazuje na konieczność dokładnej weryfikacji pól przed zapisem. Nie blokuje to możliwości księgowania dokumentu.
Gdy plik nie zawiera żadnego dokumentu finansowego podlegającego księgowaniu (np. zdjęcie z wakacji, pismo, faktura pro forma), wynik jest oznaczany jako odrzucony z krótkim opisem powodu – Plik nie zawiera dokumentu finansowego podlegającego księgowaniu.
Wiele faktur w jednym pliku PDF
Moduł OCR automatycznie wykrywa wiele faktur w jednym pliku PDF – algorytm przeanalizuje cały dokument, rozpozna granice poszczególnych faktur (z uwzględnieniem faktur wielostronicowych i ewentualnych załączników), a następnie utworzy osobne wpisy z wynikami OCR. Tryb działa automatycznie dla plików PDF do 30 stron. Nie ma potrzeby ręcznego zaznaczania niczego przed wgrywaniem – system sam rozpozna, czy plik zawiera jeden dokument, czy kilka.
Przetwarzanie wsadowe – kolejka dokumentów
Przy imporcie zbiorczym lub skanowaniu przez e-mail w kolejce może czekać kilka dokumentów jednocześnie. W formularzu na etapie księgowania pojawia się przycisk Zapisz i otwórz kolejny – system automatycznie wczytuje dane następnego dokumentu z kolejki bez powracania do listy. Pozwala to szybko przetworzyć cały stos faktur bez dodatkowych kliknięć i przechodzenia pomiędzy zakładkami.