Opis modułu Projekty i dotacje
Prawidłowe rozliczenie środków publicznych wymaga precyzyjnego przyporządkowania kosztów do źródeł ich finansowania. Organizacje pozarządowe realizujące zadania zlecone (granty) są zobowiązane do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej dla każdego projektu. Moduł Projekty w systemie uepik.ngo automatyzuje ten proces, zapewniając zgodność z wymogami ustawy o działalności pożytku publicznego oraz nowego rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki.
System łączy funkcje zarządcze (monitoring budżetu) z funkcjami księgowymi (klasyfikacja dowodów), co pozwala na bieżącą kontrolę realizacji zadania bez konieczności prowadzenia podwójnej dokumentacji w arkuszach kalkulacyjnych.
Wyodrębnienie rachunkowe środków
Zgodnie z przepisami, w tym § 4 ust. 1 pkt 1 projektu rozporządzenia, organizacja musi gromadzić dane służące wypełnieniu wymagań wynikających z art. 16 ust. 5 ustawy o działalności pożytku publicznego. Oznacza to konieczność jasnego wyodrębnienia środków pochodzących z dotacji.
W module Projekty każda faktura kosztowa lub dowód wewnętrzny są natychmiast przypisywane do konkretnego grantu (lub działalności statutowej ogólnej). Dzięki temu system automatycznie generuje dane do zestawienia uzupełniającego – nowego, obowiązkowego elementu sprawozdawczości od 2026 roku.
Kontrola budżetu i kosztorysów
Kluczowym elementem modułu jest mechanizm pilnowania limitów wydatków. Koordynator projektu wprowadza do systemu zatwierdzony kosztorys (w podziale na kategorie, np. koszty merytoryczne, administracyjne, promocja).
W momencie wprowadzania faktury system weryfikuje:
- czy dany wydatek mieści się w limicie wybranej kategorii;
- czy data wystawienia i płatności mieści się w okresie kwalifikowalności wydatków.
Pozwala to uniknąć błędów skutkujących uznaniem kosztu za niekwalifikowalny i koniecznością zwrotu dotacji wraz z odsetkami.
Wykaz operacji zadania publicznego
Efektem końcowym pracy w module jest możliwość wygenerowania Wykazu operacji. Jest to raport analityczny, który zestawia numer dowodu księgowego (faktury) z pozycją kosztorysu oraz kwotą sfinansowaną z dotacji.
Raport ten jest podstawą do złożenia sprawozdania końcowego z realizacji zadania publicznego (zarówno w generatorach ministerialnych, jak i samorządowych). Dzięki integracji z modułem księgowym, dane w raporcie są zawsze spójne z zestawieniem przychodów i kosztów.