Opis modułu Projekty i dotacje
Prawidłowe rozliczenie środków publicznych wymaga precyzyjnego przyporządkowania kosztów do źródeł ich finansowania. Organizacje pozarządowe realizujące zadania zlecone (granty) są zobowiązane do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej dla każdego projektu. Moduł Projekty w systemie uepik.ngo automatyzuje ten proces, zapewniając zgodność z wymogami ustawy o działalności pożytku publicznego oraz nowego rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki.
System łączy funkcje zarządcze (monitoring budżetu) z funkcjami księgowymi (klasyfikacja dowodów), co pozwala na bieżącą kontrolę realizacji zadania bez konieczności prowadzenia podwójnej dokumentacji w arkuszach kalkulacyjnych.
Wyodrębnienie rachunkowe środków
Zgodnie z przepisami, w tym § 4 ust. 1 pkt 1 projektu rozporządzenia, organizacja musi gromadzić dane służące wypełnieniu wymagań wynikających z art. 16 ust. 5 ustawy o działalności pożytku publicznego. Oznacza to konieczność jasnego wyodrębnienia środków pochodzących z dotacji.
W module Projekty każda faktura kosztowa lub dowód wewnętrzny są natychmiast przypisywane do konkretnego grantu (lub działalności statutowej ogólnej). Dzięki temu system automatycznie generuje dane do zestawienia uzupełniającego – nowego, obowiązkowego elementu sprawozdawczości od 2026 roku.
Jeden dokument kosztowy można przypisać do kilku projektów jednocześnie – co jest kluczowe przy rozliczaniu wkładu własnego w projektach dotacyjnych lub faktur obejmujących wydatki z różnych źródeł finansowania. Szczegółowy poradnik znajdziesz w artykule: Jak rozdzielić wydatek między kilka projektów lub źródeł finansowania?
Kontrola budżetu i kosztorysów
Kluczowym elementem modułu jest mechanizm pilnowania limitów wydatków. Koordynator projektu wprowadza do systemu zatwierdzony kosztorys (w podziale na kategorie, np. koszty merytoryczne, administracyjne, promocja).
W momencie wprowadzania faktury system weryfikuje:
- czy dany wydatek mieści się w limicie wybranej kategorii;
- czy data wystawienia i płatności mieści się w okresie kwalifikowalności wydatków.
Pozwala to uniknąć błędów skutkujących uznaniem kosztu za niekwalifikowalny i koniecznością zwrotu dotacji wraz z odsetkami.
Wykaz operacji zadania publicznego
Efektem końcowym pracy w module jest możliwość wygenerowania Wykazu operacji. Jest to raport analityczny, który zestawia numer dowodu księgowego (faktury) z pozycją kosztorysu oraz kwotą sfinansowaną z dotacji.
Raport ten jest podstawą do złożenia sprawozdania końcowego z realizacji zadania publicznego (zarówno w generatorach ministerialnych, jak i samorządowych). Dzięki integracji z modułem księgowym, dane w raporcie są zawsze spójne z zestawieniem przychodów i kosztów.
Do każdego dokumentu kosztowego można wygenerować pieczątkę opisową – plik PDF dołączany jako załącznik, zawierający nazwę projektu, kategorię budżetową i kwoty. Pieczątka ułatwia audytorom szybką weryfikację, do której pozycji kosztorysu należy dany wydatek, bez konieczności ręcznego przeglądania ewidencji.
Przy dużej liczbie dokumentów kosztowych do zaksięgowania warto korzystać z modułu OCR — przesłanie faktury lub paragonu w formacie PDF lub zdjęcia sprawia, że formularz kosztu wypełnia się automatycznie. Dokumenty można też przesyłać e-mailem bezpośrednio z urządzenia mobilnego, co przyspiesza wprowadzanie wydatków terenowych podczas realizacji projektu.