Jak rozdzielić jeden wydatek między kilka projektów lub źródeł finansowania?

Zakup sfinansowany częściowo z dotacji, a częściowo ze środków własnych – albo faktura obejmująca usługi realizowane w ramach dwóch różnych projektów – to sytuacje, które wcześniej wymagały tworzenia osobnych dokumentów. Od wersji 2.23.0 jeden dokument kosztowy może mieć przypisanych do 10 źródeł finansowania jednocześnie.

Funkcja jest szczególnie przydatna przy rozliczaniu wkładu własnego w projektach dotacyjnych – zamiast rozbijać fakturę na dwa dowody, przypisujesz ją raz do projektu dotacyjnego i raz do działalności statutowej. Więcej o metodzie ewidencji wkładu własnego znajdziesz w osobnym artykule: Jak ewidencjonować wkład własny do projektów dotacyjnych?

Gdzie znajduje się ta opcja?

Nową sekcję znajdziesz w formularzu dodawania dokumentu kosztowego (Koszty → Dodaj) w dolnej części strony. W jej prawym górnym rogu jest dostępny przycisk, który pozwoli dodać kolejne źródło finansowania (domyślnie widoczna jest jedna pozycja).

Krok po kroku

1. Przejdź do zakładki Koszty i kliknij Dodaj koszt (lub otwórz istniejący dokument do edycji).
2. Uzupełnij dane podstawowe: numer dowodu, datę wystawienia, datę zdarzenia i opis.
3. W sekcji Wartość i alokacja kosztu wypełnij pierwsze źródło – wybierz Projekt z listy, następnie Kategorię (lista kategorii wypełni się automatycznie po wyborze projektu), a potem wpisz kwotę w polach KUP i/lub NKUP.
4. Kliknij Dodaj źródło finansowania w prawym górnym rogu karty i uzupełnij dane dla kolejnego projektu.
5. Powtórz krok 4 dla każdego kolejnego źródła (limit: 10 źródeł finansowania na 1 dokument).
6. Sprawdź, czy suma kwot we wszystkich źródłach odpowiada wartości dokumentu.
7. Zapisz zmiany lub utwórz nowy wpis.

Dodatkowe pola opcjonalne

W sekcji Dodatkowe informacje możesz włączyć widoczność nastepujących pól, które będą dostępne dla każdego źródła osobno:

• Data zapłaty – pole opcjonalne (wyjątek dla KGW – pomoc finansowa z ARiMR); po uzupełnieniu daty zapłaty jednego źródła wartość kopiuje się automatycznie do pozostałych pustych pól (z możliwością edycji).
• Wartość netto i brutto – pole opcjonalne (wyjątek dla KGW – pomoc finansowa z ARiMR).

Wartości z powyższych pól mogą zostać wykorzystane przy rozliczaniu dotacji w ramach funkcji pieczątek opisowych.

Jeśli którykolwiek z wybranych źródeł finansowania ma skonfigurowany wzór pieczątki opisowej, możesz zaznaczyć opcję Utwórz pieczątkę dla tego dokumentu przed zapisem lub w trakcie edycji – system wygeneruje pieczątki dla każdego projektu osobno w formie PDF.

Gdzie pojawią się koszty w zestawieniach?

Każda pozycja finansowania trafia do wykazów operacji osobno z przypisaniem do właściwego źródła finansowania. Dzięki temu w raporcie projektu dotacyjnego widoczna jest tylko ta część wydatku, która rzeczywiście go dotyczy – bez zaburzania ewidencji pozostałych projektów.