Wyodrębniona ewidencja księgowa dla dotacji
Większość konkursów grantowych wymaga wyodrębnienia kosztów projektu. Aplikacja umożliwia przypisanie transakcji do wybranego projektu i eksport do arkusza kalkulacyjnego.
Kto musi prowadzić wyodrębnioną ewidencję księgową?
W przypadku realizacji projektów finansowanych ze środków publicznych – takich jak dotacje z urzędu miasta, NIW, programy ministerialne czy fundusze unijne – organizacje są zobowiązane do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej. Zapis taki najczęściej znajduje się bezpośrednio w umowie dotacji i jest jednym z obowiązkowych elementów sprawozdawczości.
Takie wymogi wynikają m.in. z przepisów regulujących realizację zadań publicznych. Przykładowo, zgodnie z § 6 ust. 1 rozporządzenia w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych:
Zleceniobiorca(-cy) jest/są zobowiązany(-ni) do prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo-księgowej i ewidencji księgowej zadania publicznego oraz jej opisywania zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości […], w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych.
Co ważne: również organizacje prowadzące UEPiK (uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów) muszą zapewnić wyodrębnienie kosztów projektu, nawet jeśli nie prowadzą pełnej księgowości.
Więcej informacji i praktyczne przykłady znajdziesz w poradniku ngo.pl: Kontrola dotacji – jak się przygotować?
Jak utworzyć projekt i kategorie budżetowe?
Aby prowadzić ewidencję kosztów projektu w aplikacji UEPiK:
- Zaloguj się do aplikacji.
- Przejdź do zakładki Projekty.
- Kliknij Dodaj projekt.
- Uzupełnij podstawowe informacje:
- Nazwa projektu
- Numer umowy lub inny identyfikator
- Czas realizacji
- Dodaj także kategorie budżetowe, aby w dalszym kroku przypisywać do nich konkretne transakcje.
Dzięki temu aplikacja uepik.ngo umożliwi późniejszy eksport pełnego zestawienia kosztów z podziałem na poszczególne kategorie budżetowe.
Jak przypisać transakcję do projektu?
Podczas dodawania lub edycji transakcji, na samym dole formularza:
- Zaznacz checkbox z informacją Przypisz do wybranego projektu.
- Wybierz konkretny projekt z rozwijanej listy.
- Wybierz również odpowiednią kategorię budżetową.
- Zapisz transakcję.
Tylko transakcje powiązane z projektem zostaną uwzględnione w wyodrębnionej ewidencji księgowej.
Jak pobrać wyodrębnioną ewidencję?
Aby wygenerować zestawienie kosztów projektu:
- Przejdź do zakładki Raporty.
- W sekcji Wyodrębnione koszty projektu wybierz projekt, który Cię interesuje.
- Kliknij Pobierz – plik zostanie zapisany jako arkusz Excel.
Taki arkusz zawiera pełną listę transakcji przypisanych do projektu wraz z datą, kwotą, kontrahentem, kategorią budżetową i innymi danymi, dzięki czemu spełnia wymagania większości grantodawców i może być dołączony do sprawozdania końcowego. Warto jednak upewnić się, że grantodawca akceptuje taką formę wyodrębnionej ewidencji.
Zarejestruj się, aby prowadzić uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów Twojej organizacji łatwiej niż kiedykolwiek!