Wyodrębniona ewidencja księgowa dla dotacji

W przypadku realizacji zadań publicznych finansowanych ze środków publicznych, organizacje są zobowiązane do prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo-księgowej. Obowiązek ten dotyczy również podmiotów prowadzących uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów (UEPIK).

Zgodnie z nowymi przepisami obowiązującymi od 1 stycznia 2026 r., organizacje pozarządowe (NGO) realizujące takie zadania muszą gromadzić dane w zestawieniu uzupełniającym, które służy m.in. wypełnieniu wymagań ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.

Jak utworzyć projekt i kategorie budżetowe?

W nowej wersji aplikacji zarządzanie dotacjami zostało znacznie rozszerzone. Aby utworzyć projekt:

1. Przejdź do zakładki Projekty.
2. Kliknij Utwórz projekt i w polu Rodzaj projektu wybierz Zadanie publiczne.
3. Wskaż podstawę prawną zwolnienia z CIT – jest to kluczowe dla poprawnego wygenerowania zeznania CIT-8 i CIT-8/O.
4. Określ dokładny okres realizacji projektu oraz podaj numer umowy.
5. Zdefiniuj kategorie budżetowe zgodnie z kosztorysem dołączonym do Twojej umowy dotacyjnej – w widoku projektu przejdź do zakładki Kategorie kosztów, wpisz nazwę i budżet każdej pozycji, a następnie kliknij Zapisz zmiany.

Jak system pilnuje Twoich wydatków?

Aplikacja uepik.ngo posiada wbudowane mechanizmy kontrolne, które pomagają zachować rzetelność ewidencji:

• System nie pozwoli na przypisanie do projektu wydatku z datą wykraczającą poza okres realizacji określony w ustawieniach projektu.
• Aplikacja automatycznie monitoruje sumę wydatków w każdej kategorii budżetowej, ostrzegając o próbie przekroczenia zaplanowanego budżetu.

Jak przypisać transakcję do projektu?

Podczas wprowadzania kosztu do zestawienia przychodów i kosztów:

1. W formularzu kosztu odszukaj kartę Źródła finansowania i z listy Projekt wybierz właściwe zadanie publiczne.
2. Wybierz właściwą kategorię budżetową i wpisz kwotę.
3. Po zapisaniu, wydatek zostanie ujęty zarówno w głównej ewidencji, jak i w zestawieniu dedykowanym dla danej dotacji.

Jeżeli projekt objęty jest zwolnieniem z CIT, pole KUP pozostaje zablokowane, a kwotę wpisujesz w kolumnie NKUP – wydatki finansowane z dochodu zwolnionego nie stanowią kosztów uzyskania przychodów (art. 16 ust. 1 pkt 58 updop). Aplikacja wyświetla stosowny komunikat pod tabelą, wskazując podstawę prawną wybraną dla projektu.

Jak pobrać wyodrębnioną ewidencję?

Wyodrębnioną ewidencję kosztów danej dotacji pobierzesz jako Wykaz operacji. Przejdź do Zestawienia i deklaracje → UEPIK, w karcie Wykaz operacji wskaż projekt (zadanie), którego dotyczy sprawozdanie, i pobierz zestawienie – zawiera ono wszystkie szczegółowe dane wydatków niezbędne do sprawozdania końcowego.

Pamiętaj, że dla NGO dane te są automatycznie uwzględniane w zestawieniu uzupełniającym. System pozwala na staranne i trwałe prowadzenie zapisów, co jest warunkiem uznania ewidencji za niewadliwą.