W przypadku realizacji zadań publicznych finansowanych ze środków publicznych, organizacje są zobowiązane do prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo-księgowej. Obowiązek ten dotyczy również podmiotów prowadzących uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów (UEPIK).
Zgodnie z nowymi przepisami obowiązującymi od 1 stycznia 2026 r., organizacje pozarządowe (NGO) realizujące takie zadania muszą gromadzić dane w zestawieniu uzupełniającym, które służy m.in. wypełnieniu wymagań ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.
Jak utworzyć projekt i kategorie budżetowe?
W nowej wersji aplikacji zarządzanie dotacjami zostało znacznie rozszerzone. Aby utworzyć projekt:
- Przejdź do zakładki panel.uepik.ngo/projekty.
- Kliknij Dodaj projekt i wybierz typ: zadanie publiczne.
- Wskaż podstawę prawną zwolnienia – jest to kluczowe dla poprawnego wygenerowania zeznania CIT-8 i CIT-8/O.
- Określ dokładne daty realizacji projektu oraz podaj numer umowy.
- Zdefiniuj kategorie budżetowe zgodnie z kosztorysem dołączonym do Twojej umowy dotacyjnej.
Jak system pilnuje Twoich wydatków?
Aplikacja uepik.ngo posiada wbudowane mechanizmy kontrolne, które pomagają zachować rzetelność ewidencji:
- System nie pozwoli na przypisanie do projektu wydatku z datą wykraczającą poza okres realizacji określony w ustawieniach projektu.
- Aplikacja automatycznie monitoruje sumę wydatków w każdej kategorii budżetowej, ostrzegając o próbie przekroczenia zaplanowanego budżetu.
Jak przypisać transakcję do projektu?
Podczas wprowadzania kosztu do zestawienia przychodów i kosztów:
- W formularzu kosztu z listy rozwijanej wybierz właściwy projekt z listy Projekt (działalność).
- Wybierz właściwą kategorię budżetową.
- Po zapisaniu, wydatek zostanie ujęty zarówno w głównej ewidencji, jak i w zestawieniu dedykowanym dla danej dotacji.
Jak pobrać wyodrębnioną ewidencję?
Możesz wyeksportować dane na dwa sposoby:
- W zakładce projekty wybierz konkretne zadanie i użyj przycisku na dole strony – Eksportuj do XLSX, aby pobrać pełną listę kosztów z podziałem na kategorie.
- Przejdź do panel.uepik.ngo/zestawienia i pobierz Wykaz operacji, który zawiera wszystkie szczegółowe dane niezbędne do sprawozdania końcowego.
Pamiętaj, że dla NGO dane te są automatycznie uwzględniane w zestawieniu uzupełniającym. System pozwala na staranne i trwałe prowadzenie zapisów, co jest warunkiem uznania ewidencji za niewadliwą.