W przypadku realizacji zadań publicznych finansowanych ze środków publicznych, organizacje są zobowiązane do prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo-księgowej. Obowiązek ten dotyczy również podmiotów prowadzących uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów (UEPIK).
Zgodnie z przepisami obowiązującymi od 1 stycznia 2026 r., organizacje pozarządowe (NGO) realizujące takie zadania muszą gromadzić dane w zestawieniu uzupełniającym, które służy m.in. wypełnieniu wymagań ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.
Jak utworzyć projekt i budżet zadania?
Aby utworzyć projekt:
- Przejdź do zakładki Projekty.
- Kliknij Utwórz projekt i w polu Rodzaj projektu wybierz Zadanie publiczne.
- Wskaż podstawę prawną zwolnienia z CIT – od niej zależy poprawność zeznania CIT-8 i CIT-8/O.
- Określ dokładny okres realizacji projektu oraz podaj numer umowy.
- Odwzoruj kosztorys z umowy w zakładce Budżet. Każdą pozycję dodajesz przyciskiem Dodaj pozycję, podając jej numer z kosztorysu (np. I.1), nazwę, źródło finansowania i plan. Pozycje można zagnieżdżać do czterech poziomów – działania z kosztorysu zakładasz jako pozycje najwyższego poziomu, a pod nimi umieszczasz właściwe koszty. Jeśli masz kosztorys w arkuszu, użyj przycisku Importuj z pliku i wczytaj go z pliku XLSX według pobranego szablonu.
Źródło finansowania pozycji budżetu
Każdej pozycji, na której księgujesz koszty, wskazujesz jedno źródło finansowania – zgodnie ze wzorem oferty:
- Dotacja
- Wkład własny (finansowy)
- Wkład własny (niefinansowy)
- Świadczenia pieniężne od odbiorców
Tabela budżetu pokazuje wtedy plan, wykonanie i kwotę pozostałą osobno dla każdego źródła. Wkład niefinansowy (osobowy i rzeczowy) ewidencjonujesz w osobnej zakładce Wkłady niefinansowe – jako wpisy z datą, wyceną i opisem, przypisane do pozycji o źródle Wkład własny (niefinansowy).
Jak system pilnuje Twoich wydatków?
Podczas księgowania działają dwie blokady:
- Wydatku z datą spoza okresu realizacji nie da się przypisać do projektu.
- Przy próbie przekroczenia planu pozycji budżetu system ostrzega o przekroczeniu.
Jak przypisać transakcję do projektu?
Podczas wprowadzania kosztu do zestawienia przychodów i kosztów:
- W formularzu kosztu odszukaj kartę Źródła finansowania i z listy Projekt wybierz właściwe zadanie publiczne.
- Wybierz właściwą pozycję budżetu i wpisz kwotę. Lista prowadzi przez strukturę budżetu: pokazuje nazwę pozycji, a pod nią ścieżkę pozycji nadrzędnych, więc łatwo trafić we właściwy koszt w rozbudowanym kosztorysie. Koszty księgują się wyłącznie na pozycjach najniższego poziomu.
- Po zapisaniu wydatek trafia i do głównej ewidencji, i do wykazu operacji danej dotacji.
Jeżeli projekt objęty jest zwolnieniem z CIT, pole KUP pozostaje zablokowane, a kwotę wpisujesz w kolumnie NKUP – wydatki finansowane z dochodu zwolnionego nie stanowią kosztów uzyskania przychodów (art. 16 ust. 1 pkt 58 updop). Aplikacja wyświetla stosowny komunikat pod tabelą, wskazując podstawę prawną wybraną dla projektu.
Jak pobrać wyodrębnioną ewidencję?
Wyodrębnioną ewidencję kosztów danej dotacji pobierzesz jako Wykaz operacji. Przejdź do Zestawienia i deklaracje → UEPIK, w karcie Wykaz operacji wskaż projekt (zadanie), którego dotyczy sprawozdanie, i pobierz zestawienie – zawiera ono wszystkie szczegółowe dane wydatków niezbędne do sprawozdania końcowego.
Te same koszty wchodzą do zestawienia uzupełniającego – bez osobnego wprowadzania ich drugi raz.