Wiele dotacji wymaga wniesienia wkładu własnego przez organizację – najczęściej jako procent łącznych kosztów zadania. Prawidłowa ewidencja polega na tym, żeby ten wkład był widoczny w zestawieniu uzupełniającym jako odrębna pozycja, a jednocześnie był powiązany z konkretnym zadaniem. Poniżej opisujemy rekomendowaną metodę konfiguracji w systemie uepik.ngo.
Krok 1: Utwórz subkategorię „Wkłady własne do projektów”
Wkład własny to wydatek poniesiony przez organizację z jej własnych środków – nie z dotacji. Najczytelniej jest ewidencjonować go jako projekt (subkategorię) w ramach Działalności nieodpłatnej pożytku publicznego, bo stamtąd pochodzi finansowanie statutowe.
- Przejdź do zakładki Projekty i kliknij Utwórz projekt.
- W polu Nazwa projektu wpisz: Wkłady własne do projektów.
- W polu Rodzaj projektu wybierz Działalność nieodpłatna pożytku publicznego (subkategoria).
- Zapisz projekt.
Krok 2: Dodaj kategorie kosztowe per projekt dotacyjny
Żeby móc śledzić, ile wkładu własnego przeznaczono na każde konkretne zadanie, stwórz w projekcie Wkłady własne do projektów osobne kategorie kosztowe – po jednej dla każdej dotacji.
W edycji projektu Wkłady własne do projektów przejdź do sekcji Kategorie budżetowe i dodaj kategorie, np.:
- Projekt „Aktywni Seniorzy” 2026
- Projekt „Zielona Świetlica” 2026
Dzięki temu filtrując koszty po kategorii zobaczysz od razu, ile wkładu własnego pochłonęło każde zadanie.
Krok 3: Rozdziel fakturę między dotację a wkład własny
Przy każdym wydatku pokrytym tylko częściowo z dotacji skorzystaj z funkcji wielu źródeł finansowania w ramach jednego dokumentu kosztowego.
W sekcji Wartość i alokacja kosztu wypełnij dwa źródła:
| Źródło | Projekt | Kategoria | Kwota |
|---|---|---|---|
| 1 | Projekt dotacyjny (zadanie publiczne) | Właściwa pozycja kosztorysu | Część pokryta z dotacji |
| 2 | Wkłady własne do projektów | Np. Projekt „Aktywni Seniorzy” 2026 | Część ze środków własnych |
Jak monitorować poziom wkładu własnego?
Po wprowadzeniu wszystkich dokumentów kosztowych bieżący poziom wkładu własnego możesz sprawdzić w module Projekty:
- otwórz widok projektu w projekt Wkłady własne do projektów
- przejdź do zakładki Kategorie kosztów
- kolumna Wydatkowano to suma wydatków przypisanych do danej kategorii (tj. wartość wkładu własnego wniesionego do wybranego projektu).
Dane te zasilają również Zestawienie uzupełniające, gdzie wkład własny jest widoczny jako odrębna pozycja dla każdego projektu.