Ręczne logowanie się do systemów rządowych w celu sprawdzenia nowych dokumentów jest czasochłonne. Aplikacja uepik.ngo może to robić za Ciebie w tle. Po aktywacji funkcji automatycznej synchronizacji nasz system będzie cyklicznie łączył się z KSeF i pobierał nowe faktury zakupowe oraz sprzedażowe.
Po każdym skutecznym pobraniu dokumentów, możesz otrzymywać opcjonalne powiadomienie mailowe z krótkim podsumowaniem operacji. Nie musisz logować się do Aplikacji Podatnika.
Warunek konieczny – certyfikat
Funkcja automatycznego pobierania działa w oparciu o certyfikat KSeF – nie na podstawie haseł, profilu zaufanego czy tokenu. Zanim przejdziesz dalej, upewnij się, że masz wgrany certyfikat KSeF i został on zweryfikowany.
Jeśli konfiguracja integracji dopiero przed Tobą, zapoznaj się z poradnikiem krok po kroku: Jak aktywować integrację z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF)?
Aktywacja automatycznego pobierania faktur
Proces włączenia automatu sprowadza się do jednego kliknięcia (lub dwóch - jeśli chcesz otrzymać powiadomienia e-mail) w panelu ustawień.
- W aplikacji uepik.ngo przejdź do Ustawienia → Krajowy System e-Faktur.
- Odszukaj sekcję Ustawienia integracji, pod danymi certyfikatu uwierzytelniającego.
- Zaznacz opcję Włącz automatyczne pobieranie faktur.
- Opcjonalnie zaznacz opcję Włącz powiadomienia e-mail o nowych fakturach, aby otrzymywać krótkie informacje o nowych dokumentach na swoją skrzynkę pocztową. Opcja odblokowuje się dopiero po włączeniu automatycznego pobierania.
Jak działa automat w aplikacji UEPIK?
Po włączeniu tej funkcji nie musisz już pamiętać o klikaniu przycisku ręcznej synchronizacji. Aplikacja połączy się z serwerami Ministerstwa Finansów w regularnych odstępach czasu, sprawdzając obecność nowych dokumentów. Operacja odbywa się w tle z wykorzystaniem Twojego certyfikatu, bez konieczności logowania do Aplikacji Podatnika.
Jeśli w danym cyklu zostaną znalezione nowe faktury, system wyśle wiadomość e-mail (o ile ta opcja została włączona w ustawieniach integracji) z krótkim podsumowaniem. Jeśli nowych dokumentów nie ma, nie otrzymasz zbędnych wiadomości.
Pobrane faktury zakupu i sprzedaży znajdziesz na liście, skąd możesz je łatwo zaksięgować w kosztach lub przychodach jednym kliknięciem. Wizualizacja faktury (PDF) trafia wtedy od razu do załączników kosztu lub przychodu – możesz ją usunąć przed zapisem, a automatyczne dołączanie wyłączysz opcją Dołączaj wizualizację faktury jako załącznik w preferencjach organizacji. Możesz skorzystać z opcji ukrycia faktury, jeśli została wystawiona na Twoje dane w wyniku pomyłki.