Integracja z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) w aplikacji uepik.ngo pozwala na automatyczne pobieranie faktur kosztowych oraz bezpieczne wysyłanie Twoich dokumentów do rządowego systemu bez każdorazowego logowania się w Aplikacji Podatnika.
Spis treści:
- Warunki wstępne
- Nadanie uprawnień do wystawiania i odbioru faktur
- Generowanie certyfikatu w Aplikacji Podatnika
- Wgranie certyfikatu do uepik.ngo
- Weryfikacja połączenia
- Rozwiązywanie problemów
Warunki wstępne
Zanim rozpoczniesz, upewnij się, że:
- Twoja organizacja złożyła zawiadomienie ZAW-FA w Urzędzie Skarbowym (lub korzystasz z pieczęci kwalifikowanej).
- Posiadasz dostęp do Aplikacji Podatnika.
Krok 1: Nadanie uprawnień do wystawiania i odbioru faktur
Pierwszym krokiem jest przypisanie odpowiednich uprawnień w Krajowym Systemie e-Faktur. To niezbędne, aby certyfikat, który utworzysz w następnym etapie, mógł poprawnie komunikować się z systemem i posiadał prawo do ich przeglądania oraz wystawiania.
- Zaloguj się do Aplikacji Podatnika.
- Przejdź do zakładki Uprawnienia → Nadaj uprawnienie.
- W polu Rodzaj uprawnienia wybierz: Osobie fizycznej do pracy w KSeF.
- W polu Rodzaj podmiotu uprawnianego wybierz: Osoba fizyczna posługująca się Profilem Zaufanym lub certyfikatem zawierającym identyfikator NIP lub PESEL.
- Uzupełnij PESEL, imię i nazwisko.
- Wskaż stosowny zakres uprawnień (jeśli nadajesz uprawnienia sobie – zaznacz wszystkie). Minimalne uprawnienia wymagane do prawidłowego działania integracji to:
- wystawianie faktur
- przeglądanie faktur
- Zatwierdź przyciskiem Nadaj uprawnienia.
- Wyloguj się z Aplikacji Podatnika.
Krok 2: Generowanie certyfikatu w Aplikacji Podatnika
Posiadając już uprawnienia w systemie, musisz utworzyć certyfikat, który umożliwi techniczne połączenie między uepik.ngo a KSeF. Certyfikat ten wykorzysta nadane wcześniej zgody do pobierania faktur i wysyłania dokumentów.
WAŻNE: Klucz prywatny, który zaraz pobierzesz, jest jednorazowy. Jeśli go zgubisz lub nie pobierzesz po wygenerowaniu, konieczne będzie ponowienie całego procesu.
- Zaloguj się ponownie do Aplikacji Podatnika.
- Przejdź do sekcji Certyfikaty → Wnioskuj o certyfikat.
- Uzupełnij nazwę certyfikatu (nie ma znaczenia dla działania integracji – służy do odróżnienia na liście w Aplikacji Podatnika).
- Uzupełnij hasło i zapamiętaj je – będzie potrzebne do aktywacji integracji!
- Naciśnij przycisk Generuj i zapisz wygenerowany klucz (pobieranie powinno rozpocząć się automatycznie).
- W kolejnej sekcji, w polu Przeznaczenie certyfikatu wybierz: Uwierzytelnienie w systemie KSeF.
- Pole Certyfikat ważny od pozostaw bez zmian (aktualna data).
- Naciśnij przycisk Wyślij wniosek o wydanie certyfikatu.
- Odczekaj chwilę i naciśnij przycisk Odśwież.
- Jeśli KSeF wygenerował już certyfikat, użyj przycisku Pobierz certyfikat i zapisz go na urządzeniu. Jeśli nie – użyj przycisku odświeżania ponownie.
Krok 3: Wgranie certyfikatu do uepik.ngo
Gdy certyfikat jest już aktywny i ma nadane uprawnienia, możesz przejść do konfiguracji integracji z aplikacją.
- Przejdź do zakładki Ustawienia → Krajowy System e-Faktur.
- W polu Certyfikat wgraj plik zakończony rozszerzeniem .crt.
- W polu Klucz prywatny wgraj plik zakończony rozszerzeniem .key.
- Wprowadź hasło podane wcześniej w Aplikacji Podatnika.
- Kliknij przycisk Zapisz certyfikat.
Krok 4: Weryfikacja połączenia
Ostatnim etapem jest potwierdzenie poprawnej komunikacji aplikacji uepik.ngo z KSeF. System spróbuje otworzyć krótką sesję testową. Jeśli proces ten zakończy się sukcesem, będzie możliwe korzystanie z integracji.
- Przejdź do zakładki Ustawienia → Krajowy System e-Faktur.
- Naciśnij przycisk Weryfikuj certyfikat.
Po pomyślnej weryfikacji połączenia, integracja z KSeF została w pełni aktywowana – teraz pozwól aplikacji pracować za Ciebie! Przejdź do zakładki Ustawienia → Preferencje, aby włączyć automatyczne pobieranie faktur. Od tej pory system będzie samodzielnie monitorował obecność nowych dokumentów w KSeF i wyśle Ci powiadomienie mailowe, gdy tylko pojawią się faktury gotowe do zaksięgowania.
Czytaj więcej: Jak aktywować automatyczne pobieranie faktur z KSeF?
Rozwiązywanie problemów
Jeśli weryfikacja zakończy się błędem, może oznaczać to, że:
- pominięto nadanie uprawnień lub nadano je błędnej osobie,
- wprowadzono błędne hasło do klucza,
- wgrano certyfikat niezgodny z NIP-em organizacji widocznym w ustawieniach konta,
- data rozpoczęcia ważności certyfikatu jest późniejsza niż data bieżąca.