Wszystkie niezbędne wzory dokumentów, w tym projekty uchwał oraz zawiadomień do Urzędu Skarbowego, znajdziesz w zakładce: Wzory dokumentów.
Zasady zgłoszenia i rezygnacji wynikają z art. 10a ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (NGO) oraz z art. 24 ustawy o kołach gospodyń wiejskich (KGW). W kilku miejscach się różnią – zaznaczamy to poniżej.
Procedura przejścia na UEPIK krok po kroku
- Sprawdź, czy Twoja organizacja spełnia trzy warunki: przychody w roku poprzednim do 1 mln zł (bez darowizn rzeczowych na działalność statutową), brak działalności gospodarczej i brak statusu organizacji pożytku publicznego. W roku rozpoczęcia działalności limit przychodów nie obowiązuje.
- Podejmij uchwałę o wyborze uproszczonej ewidencji. W NGO decyzję musi podjąć organ zatwierdzający (np. walne zebranie, zarząd lub fundator). Ustawa o KGW nie stawia takiego wymogu, ale uchwała dokumentuje decyzję koła – wzory dla NGO i KGW są w zakładce Wzory dokumentów.
- Zawiadom naczelnika urzędu skarbowego o wyborze tej formy ewidencji. Koło gospodyń wiejskich składa zawiadomienie za pośrednictwem powiatowego biura ARiMR (art. 24 ust. 3 ustawy o KGW) – tak jest przygotowany nasz wzór zawiadomienia dla KGW.
Terminy zgłoszenia (od 1 stycznia 2026 r.)
Od 2026 roku terminy na poinformowanie Urzędu Skarbowego o wyborze UEPIK uległy znacznemu wydłużeniu:
- Nowa organizacja: NGO lub KGW rozpoczynające działalność ma 90 dni na zawiadomienie urzędu, licząc od dnia rozpoczęcia działalności.
- Istniejąca organizacja: Jeśli organizacja już działa i zmienia pełną księgowość na UEPIK, musi poinformować urząd do końca trzeciego miesiąca roku podatkowego, w którym zaczyna prowadzić ewidencję (zwykle do 31 marca).
Zawiadomienie składa się raz – obowiązuje także w kolejnych latach, dopóki organizacja nie zrezygnuje z UEPIK albo nie przestanie spełniać warunków.
Rezygnacja z uproszczonej ewidencji
Zasady rezygnacji również stały się bardziej elastyczne, a terminy dłuższe:
- Rezygnacja dobrowolna: Organizacja zawiadamia urząd o rezygnacji z UEPIK w terminie 90 dni od końca ostatniego miesiąca, w którym prowadziła tę ewidencję.
- Niespełnianie warunków: Jeśli organizacja przestała spełniać którykolwiek z warunków – przekroczyła limit przychodów, rozpoczęła działalność gospodarczą albo uzyskała status organizacji pożytku publicznego – zawiadamia o tym urząd w terminie 90 dni od końca ostatniego miesiąca roku podatkowego, w którym prowadziła UEPIK.
- Rezygnacja w trakcie roku (tylko NGO): Organizacja pozarządowa może zrezygnować z UEPIK w trakcie roku podatkowego, jeżeli decyzję podejmie organ zatwierdzający (art. 10a ust. 4a ustawy o działalności pożytku publicznego). Musi wtedy prowadzić księgi rachunkowe (pełną księgowość) od początku tego roku podatkowego. Ustawa o kołach gospodyń wiejskich nie przewiduje takiej możliwości.