Moduł OCR eliminuje ręczne przepisywanie danych z faktur, paragonów i rachunków. Wystarczy przesłać plik lub wysłać dokument na dedykowany adres e-mail, a system odczyta istotne dane i wypełni formularz kosztu. Poniżej znajdziesz kompletny opis obsługi, ograniczeń i dostępnych ustawień.
- Jak wysłać dokument do skanowania
- Obsługiwane formaty i typy dokumentów
- Wyniki skanowania i przejście do formularza kosztu
- Księgowanie kilku dokumentów z listy OCR
- Skanowanie przez e-mail – konfiguracja i resetowanie adresu
Jak wysłać dokument do skanowania
Dostępne są dwa sposoby przesyłania dokumentów do usługi OCR:
Wgranie pliku z poziomu aplikacji
- Przejdź do Narzędzia → Skanowanie dokumentów (OCR).
- Przeciągnij pliki lub kliknij, aby wybrać je z dysku.
- Zatwierdź przyciskiem Wgraj i przetwórz.
Każdy plik jest przetwarzany jako osobne zlecenie. Przy przesyłaniu wielu plików jednocześnie – system uruchamia je równolegle lub ustawia w kolejce. Wyniki pojawiają się w tabeli historii i aktualizują się automatycznie co kilka sekund (bez konieczności ręcznego odświeżania strony).
Wysyłka na indywidualny adres e-mail
Każde konto posiada własny, unikalny adres w domenie @ocr.uepik.ngo, widoczny w prawej kolumnie widoku OCR. Wystarczy przesłać na ten adres wiadomość z dokumentem w załączniku (nie w formie obrazu w treści maila). System przetworzy załączniki i doda je do kolejki skanowania.
Adres e-mail możesz skopiować do schowka klikając ikonę kopiowania obok adresu, a następnie dodać do kontaktów w aplikacji obsługującej pocztę, by szybko wysyłać dokumenty do zeskanowania.
Obsługiwane formaty i typy dokumentów
Formaty plików
| Format | Obsługiwany |
|---|---|
| tak | |
| JPEG / JPG | tak |
| PNG | tak |
| WebP | tak |
| Inne (HEIC, TIFF, DOC…) | nie |
Maksymalny rozmiar pojedynczego pliku wynosi 10 MB. W jednej wiadomości e-mail można przesłać do 10 załączników.
Typy dokumentów
System obsługuje wszystkie dokumenty kosztowe typowe dla NGO:
- Faktury VAT – krajowe, w tym z numerem KSeF na wydruku.
- Faktury zagraniczne – w dowolnej walucie, z numerem VAT UE lub bez; system rozpoznaje formaty adresów innych krajów.
- Faktury uproszczone (paragon z NIP nabywcy) – paragon zawierający NIP nabywcy jest traktowany jako faktura uproszczona.
- Paragony fiskalne – wyodrębnienie kwoty łącznej, podatku VAT i wartości netto.
- Rachunki do umów – umowy o dzieło, zlecenia, rozliczenia z osobami fizycznymi.
- Noty obciążeniowe – dokumenty wystawiane poza systemem faktur VAT.
Dokumenty automatycznie odrzucane
System odrzuca dokumenty, które uzna za dokumenty niefinansowe niepodlegające księgowaniu. Należą do nich faktury pro forma, oferty handlowe, kosztorysy, zamówienia, a także pliki niebędące dokumentami (zdjęcia, skany korespondencji itp.).
Wyniki skanowania i przejście do formularza kosztu
Po zakończeniu przetwarzania zlecenie zmienia status na Przetworzono, a przy każdym wierszu pojawia się przycisk Zaksięguj. Kliknięcie otwiera formularz kosztu z automatycznie wypełnionymi polami:
- Nazwa i NIP wystawcy (lub numer VAT UE dla zagranicznych)
- Numer dokumentu i numer KSeF (jeśli widnieje na wydruku)
- Data wystawienia
- Dla paragonów fiskalnych i faktur uproszczonych – datę płatności równą dacie wystawienia
- Waluta, kwota netto, brutto
Dla faktur wystawionych przez polskie podmioty gospodarcze system automatycznie weryfikuje rejestr GUS i nadpisuje dane adresowe aktualnymi wartościami. Eliminuje to sytuacje, gdy wydrukowany adres jest nieaktualny, niepełny lub nieczytelny.
Wskaźnik pewności odczytu
Jeśli wartość pewności skanowania dokumentu jest niższa niż 70%, w tabeli historii pojawia się komunikat Sprawdź dane. Formularz kosztu nadal się otwiera, ale warto dokładnie zweryfikować wszystkie pola przed zapisem.
Księgowanie kilku dokumentów z listy OCR
Gdy w kolejce czeka więcej niż jeden dokument ze statusem Przetworzono, formularz kosztu wyświetla dodatkowy przycisk Zapisz i otwórz kolejny.
Kliknięcie:
- Zapisuje bieżący koszt w ewidencji.
- Automatycznie otwiera formularz z danymi następnego dokumentu z kolejki.
- Plik z poprzedniego zlecenia zostaje oznaczony jako zaksięgowany i znika z listy OCR.
Przetwarzanie wsadowe pozwala przetworzyć cały stos dokumentów bez powracania do listy historii OCR między kolejnymi dokumentami. Przycisk pojawia się wyłącznie wtedy, gdy jest co najmniej jeden kolejny dokument do zaksięgowania.
Skanowanie przez e-mail – konfiguracja i resetowanie adresu
Gdzie znaleźć adres e-mail
Adres OCR widoczny jest w prawym panelu widoku Narzędzia → Skanowanie dokumentów (OCR), w sekcji Skanowanie przez email. Obok adresu dostępne są dwie akcje:
- Kopiuj – skopiuje adres do schowka.
- Resetuj – generuje nowy, losowy adres i unieważnia poprzedni.
Kiedy resetować adres
Resetowanie adresu jest przydatne, jeśli:
- podejrzewasz, że adres trafił do niepożądanych rąk i zaczynasz otrzymywać spam w kolejce OCR.
- chcesz wymusić, by stare reguły automatycznego przekierowania w klientach pocztowych przestały działać.
Uwaga: Po zresetowaniu adresu e-mail dla usługi OCR wszelkie wiadomości wysłane na stary adres są cicho odrzucane. Nie pojawią się w kolejce ani nie generują powiadomienia zwrotnego o błędzie. Zaktualizuj reguły i kontakty natychmiast po resecie.