Funkcja eksportu danych pozwala pobrać całość lub wybrane fragmenty ewidencji w postaci archiwum ZIP. Archiwum może zawierać pliki w formatach XLSX, CSV lub PDF, a także załączniki powiązane z dokumentami i wizualizacje faktur KSeF. Poniżej znajdziesz opis kolejnych kroków, dostępnych opcji oraz ograniczeń.
- Jak zlecić eksport danych
- Dostępne moduły danych
- Formaty plików
- Załączniki i wizualizacje KSeF
- Zakres dat
- Odbiór archiwum
- Ograniczenia i dobre praktyki
Jak zlecić eksport danych
- Przejdź do Narzędzia → Eksport danych.
- Wybierz co najmniej jeden moduł danych do wyeksportowania.
- Wskaż format pliku (XLSX, CSV lub PDF) – jeśli wybrany moduł tego wymaga.
- Opcjonalnie zaznacz Uwzględnij załączniki i ustaw zakres dat.
- Kliknij Zleć eksport danych.
Po zleceniu eksportu aplikacja przetworzy dane w tle i wyśle link do pobrania archiwum na Twój adres e-mail.
Dostępne moduły danych
W ramach jednego eksportu możesz wybrać dowolną kombinację modułów:
| Moduł | Wymaga wyboru formatu | Obsługuje załączniki |
|---|---|---|
| Przychody | tak | tak |
| Koszty | tak | tak |
| Dowody wewnętrzne | tak | tak |
| Członkowie | tak | tak |
| Historia zdarzeń | tak | nie |
| Wizualizacje faktur KSeF | nie (zawsze PDF) | nie |
Każdy moduł generuje osobny plik wewnątrz archiwum. Wizualizacje faktur KSeF zapisywane są w podkatalogach podzielonych na faktury sprzedaży i zakupu.
Formaty plików
| Format | Opis | Kiedy wybrać |
|---|---|---|
| XLSX (zalecany) | Arkusz kalkulacyjny z filtrami i formatowaniem | Analiza danych w Excelu lub LibreOffice Calc |
| CSV | Plik tekstowy z wartościami rozdzielonymi przecinkami | Import do zewnętrznych systemów |
| Dokument gotowy do wydruku | Szybki podgląd, archiwizacja |
Format wybierasz raz i obowiązuje on dla wszystkich modułów wymagających formatu. Wizualizacje faktur KSeF zawsze eksportowane są w formacie PDF niezależnie od tego ustawienia.
Załączniki i wizualizacje KSeF
Zaznaczenie opcji Uwzględnij załączniki powoduje dołączenie do archiwum plików powiązanych z dokumentami – skanów faktur, zdjęć, umów i innych. Załączniki trafiają do osobnego katalogu i są pogrupowane według modułu, do którego należą.
Opcja jest dostępna wyłącznie wtedy, gdy wśród wybranych modułów znajduje się co najmniej jeden obsługujący załączniki (przychody, koszty, dowody wewnętrzne lub członkowie).
Zakres dat
Domyślnie eksportowane są wszystkie dane w ewidencji. Możesz zawęzić zakres korzystając z selektora dat lub jednego z szybkich filtrów:
- Bieżący miesiąc
- Ubiegły miesiąc
- Bieżący rok
- Ubiegły rok
Zakres dat jest opcjonalny – jeśli go nie ustawisz, archiwum obejmie pełną historię.
Odbiór archiwum
Eksport przebiega asynchronicznie – po zleceniu nie musisz czekać na jego zakończenie ani pozostawiać otwartej karty przeglądarki. Gdy archiwum będzie gotowe, na Twój adres e-mail trafi wiadomość z linkiem do pobrania.
Link do pobrania jest ważny przez 24 godziny. Po upływie tego czasu konieczne będzie zlecenie nowego eksportu.
Czas generowania archiwum zależy od ilości danych i liczby załączników. W większości przypadków wiadomość e-mail pojawia się w ciągu kilku minut.
Ograniczenia i dobre praktyki
- Jeden eksport na raz – w danym momencie możesz mieć tylko jedno aktywne zlecenie eksportu. Kolejne zlecenie będzie możliwe po zakończeniu poprzedniego.
- Limit rekordów – każdy moduł eksportuje do 10 000 rekordów. Jeśli ewidencja zawiera więcej pozycji, zawęź zakres dat, aby zmieścić się w limicie.
- Maksymalny rozmiar archiwum – archiwum ZIP nie może przekroczyć 500 MB. Przy dużej liczbie załączników warto rozważyć eksport bez załączników lub podzielenie eksportu na mniejsze zakresy dat.
- Wymagany adres e-mail – link do pobrania wysyłany jest na adres e-mail przypisany do Twojego konta. Upewnij się, że adres jest aktualny w sekcji Ustawienia → Konto.