Tak, rozporządzenie nie zakazuje arkusza kalkulacyjnego. Uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów można prowadzić w postaci elektronicznej w dowolnym programie, także w Excelu. Program musi jednak spełniać trzy warunki z rozporządzenia, a zwykły plik arkusza spełnia część z nich dopiero wtedy, gdy organizacja sama o to zadba.
Co mówi rozporządzenie
Warunki są takie same dla organizacji pozarządowych (§ 6 ust. 3 rozporządzenia z 22 grudnia 2025 r., Dz.U. 2025 poz. 1880) i dla kół gospodyń wiejskich (§ 5 ust. 3 rozporządzenia z 23 grudnia 2025 r., Dz.U. 2025 poz. 1879). Ewidencja prowadzona w postaci elektronicznej jest prawidłowa, jeżeli organizacja zapewnia:
- Wgląd i wydruk – „używanie programu komputerowego zapewniającego bezzwłoczny wgląd w treść dokonywanych zapisów oraz umożliwiającego wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym”.
- Ochronę danych – „przechowywanie zapisanych danych na informatycznych nośnikach danych, w sposób chroniący je przed zniszczeniem lub zniekształceniem, naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania lub ich modyfikacją w sposób nieuprawniony”.
- Ślad zmian – „przypisywanie podejmowanych w uproszczonej ewidencji działań osobom fizycznym lub procesom oraz umiejscawianie ich w czasie”.
Rozporządzenie przewiduje jedno ułatwienie: jeśli program nie spełnia warunku 1, ewidencja nadal jest prawidłowa, pod warunkiem że wydruk za rok podatkowy powstanie w ciągu 90 dni od końca roku. Na żądanie urzędu skarbowego wydruk trzeba przygotować wcześniej. Ułatwienie nie obejmuje warunków 2 i 3.
Dodatkowo opis zasad prowadzenia ewidencji musi zawierać opis systemu teleinformatycznego: wykaz programów, zasady ochrony danych i dostępu do nich, wersję oprogramowania i datę rozpoczęcia jego używania.
Co to oznacza dla arkusza
| Wymóg | Zwykły plik Excela | Aplikacja uepik.ngo |
|---|---|---|
| Wgląd i wydruk w porządku chronologicznym | Możliwy, jeśli sam ułożysz zestawienie według wzoru z rozporządzenia albo zrobisz wydruk w ciągu 90 dni po końcu roku | Zestawienia w układzie z załączników do rozporządzenia, do pobrania w PDF w każdej chwili |
| Ochrona przed zniszczeniem i nieuprawnioną zmianą | Plik może zmienić każdy, kto ma do niego dostęp; hasła, kopie zapasowe i uprawnienia trzeba zorganizować samemu | Każda osoba loguje się na własne konto z przypisaną rolą; księgowa lub skarbnik nie potrzebują hasła prezesa |
| Kto i kiedy dokonał zapisu | Plik na dysku nie zapisuje, kto i kiedy zmienił daną komórkę; część tej luki zamyka historia wersji pliku w chmurze, ale trzeba ją włączyć i opisać | Zmiany w danych trafiają do Ustawienia → Historia zdarzeń z użytkownikiem i datą |
| Opis systemu w opisie zasad | Piszesz sam: wersja programu, sposób zabezpieczenia pliku, miejsce przechowywania | Wzór opisu zasad prowadzenia UEPIK w formie elektronicznej do pobrania i dostosowania |
Czego arkusz nie zrobi za Ciebie
Nawet dobrze zabezpieczony arkusz to tylko tabela. Wszystko, co wynika z zapisów, trzeba w nim policzyć i przepisać ręcznie:
- Sumy okresowe i narastające. Instrukcja do zestawienia przychodów i kosztów wymaga zsumowania kolumn po każdym okresie sprawozdawczym i wpisania sumy od początku roku.
- Zestawienie przepływów finansowych. Dochód wolny od podatku z bieżącego roku i z lat ubiegłych oraz wydatki nim pokryte trzeba wyliczyć osobno.
- Zeznanie CIT-8 z załącznikami. Dane z ewidencji przepisuje się do formularzy. W uepik.ngo CIT-8, CIT-8/O i CIT-D generują się z ewidencji.
- Faktury z KSeF. Faktury trzeba pobrać z Krajowego Systemu e-Faktur i przepisać do arkusza razem z numerem KSeF. Aplikacja pobiera je automatycznie.
- Dotacje i projekty. Wyodrębnioną ewidencję dla dotacji w arkuszu prowadzi się jako osobne zestawienie albo osobne kolumny.
- Pomoc finansowa ARiMR w KGW. Wydatki z pomocy trzeba wyodrębnić ręcznie i na tej podstawie sporządzić sprawozdanie. W aplikacji pomoc dodajesz jako projekt, a sprawozdanie z wydatkowania generuje się z zapisów.
Kiedy arkusz może wystarczyć
Excel ma sens, jeśli organizacja ma kilkanaście dokumentów w roku, nie rozlicza dotacji, nie ma środków trwałych, a ewidencję prowadzi jedna osoba. Wtedy wystarczy:
- Prowadzić arkusz w układzie zestawienia z załącznika do rozporządzenia.
- Przechowywać plik tak, żeby nie zmieniły go osoby postronne, i robić kopie zapasowe.
- Opisać arkusz w opisie zasad prowadzenia ewidencji.
- Wydrukować ewidencję w ciągu 90 dni od końca roku podatkowego.
Przy większej liczbie dokumentów, kilku osobach z dostępem albo dotacjach ręczne liczenie sum i przepisywanie danych do CIT-8 zaczyna zajmować więcej czasu niż samo wprowadzanie dokumentów.
Jak to wygląda w uepik.ngo
W aplikacji wpisujesz przychody i koszty, a zestawienia, CIT-8 i wydruki powstają z tych samych danych. Program prowadzi historię zdarzeń, pobiera faktury z KSeF i obsługuje osobne wymagania dla kół gospodyń wiejskich. Możesz go przetestować przez 14 dni bez opłat.