Zakładasz organizację? Uproszczona ewidencja (UEPIK) czy księgi rachunkowe

W skrócie

• Punktem wyjścia są księgi rachunkowe. Ustawa o rachunkowości obejmuje fundacje, stowarzyszenia, stowarzyszenia zwykłe i koła gospodyń wiejskich. Uproszczona ewidencja przychodów i kosztów (UEPIK) jest wyjątkiem, który organizacja musi wybrać i zgłosić.
• Warunki UEPIK: brak działalności gospodarczej, brak statusu OPP i przychody do 1 000 000 zł. W roku rozpoczęcia działalności limit przychodów nie obowiązuje, a status OPP można uzyskać dopiero po 2 latach działalności.
• Termin dla nowej organizacji to 90 dni od rozpoczęcia działalności, zarówno dla NGO, jak i dla KGW. NGO zawiadamia naczelnika urzędu skarbowego bezpośrednio, KGW za pośrednictwem powiatowego biura ARiMR.
• Po upływie 90 dni organizacja prowadzi w pierwszym roku księgi rachunkowe. Na UEPIK może przejść od kolejnego roku, jeśli zawiadomi urząd do końca trzeciego miesiąca tego roku.
• Odpłatna działalność pożytku publicznego nie wyklucza UEPIK. Wyklucza ją działalność gospodarcza, np. najem lokali.
• Na UEPIK organizacja nie sporządza sprawozdania finansowego, ale składa zeznanie CIT-8, także gdy cały dochód jest zwolniony z podatku. Na księgach rachunkowych co roku sporządza, zatwierdza i przekazuje sprawozdanie finansowe i również składa CIT-8.

Księgi rachunkowe to zasada, UEPIK to wybór

Ustawa o rachunkowości stosuje się m.in. do osób prawnych (art. 2 ust. 1 pkt 1) i do jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej (art. 2 ust. 1 pkt 5). Obejmuje więc fundacje i stowarzyszenia rejestrowe, koła gospodyń wiejskich i stowarzyszenia zwykłe.

Uproszczona ewidencja jest wyjątkiem od tej zasady. Art. 2 ust. 5 i 6 ustawy o rachunkowości stanowi, że organizacje spełniające warunki z ustawy o pożytku oraz koła gospodyń wiejskich “mogą prowadzić uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów”. Organizacja, która nie podejmie decyzji o UEPIK i nie zawiadomi urzędu skarbowego w terminie, prowadzi księgi rachunkowe.

Warunki

Organizacje pozarządowe

Art. 10a ust. 1 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie:

Organizacje pozarządowe, z wyłączeniem spółek kapitałowych, oraz podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 pkt 2 prowadzą uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów, w przypadku gdy:

(…)

2) nie prowadzą działalności gospodarczej w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców,

3) nie posiadają statusu organizacji pożytku publicznego,

(…)

5) w roku poprzedzającym rok wyboru prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów osiągnęły przychody w wysokości nieprzekraczającej 1 000 000 zł, nie wliczając wartości darowizn rzeczowych przeznaczonych na prowadzenie działalności statutowej

– jeżeli decyzję w sprawie prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów podejmie organ zatwierdzający w rozumieniu przepisów o rachunkowości.

Podmioty z art. 3 ust. 3 pkt 2 to stowarzyszenia jednostek samorządu terytorialnego. Limit 1 000 000 zł obowiązuje od 2025 r., wcześniej wynosił 100 000 zł (ustawa z 8 listopada 2024 r., Dz.U. 2024 poz. 1761).

Kto nie może prowadzić UEPIK, mimo że jest organizacją społeczną. Art. 10a należy do działu II ustawy o pożytku, a art. 3 ust. 4 wyłącza stosowanie tego działu do partii politycznych i europejskich partii politycznych, związków zawodowych, organizacji pracodawców, samorządów zawodowych, fundacji utworzonych przez partie oraz europejskich fundacji politycznych. W interpretacji z 25 marca 2026 r. (0111-KDIB2-1.4019.1.2026.2.AJ) Dyrektor KIS uznał, że związek pracodawców nie może prowadzić UEPIK:

związki pracodawców są z mocy prawa wyłączone z możliwości korzystania z tej formy ewidencji. Nawet przy założeniu, że spełniają Państwo ogólne przesłanki definicji organizacji pozarządowej, o których mowa w art. 3 ust. 2 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie to wskazane w art. 3 ust. 4 pkt 2 ww. ustawy wyłączenie ma charakter podmiotowy i bezwzględny.

Koła gospodyń wiejskich

Dla KGW warunki określa art. 24 ust. 1 ustawy o kołach gospodyń wiejskich: brak statusu OPP, brak działalności gospodarczej i przychody do 1 000 000 zł, bez darowizn rzeczowych na działalność statutową. Są dwie różnice względem NGO:

• limit dotyczy przychodów “w roku poprzedzającym rok podatkowy”, a nie roku wyboru UEPIK,
• ustawa o KGW nie wymaga decyzji organu zatwierdzającego.

Działalność gospodarcza a działalność odpłatna

Warunek “nie prowadzą działalności gospodarczej” nie oznacza, że organizacja na UEPIK nie może pobierać opłat. Ustawa o pożytku rozróżnia:

• odpłatną działalność pożytku publicznego, czyli działalność w sferze zadań publicznych, za którą organizacja pobiera wynagrodzenie, a także m.in. sprzedaż przedmiotów darowizny (art. 8 ust. 1). Nie jest ona działalnością gospodarczą (art. 6), a przychód z niej “służy wyłącznie prowadzeniu działalności pożytku publicznego” (art. 8 ust. 2);
• działalność gospodarczą w rozumieniu Prawa przedsiębiorców, czyli zorganizowaną działalność zarobkową, wykonywaną we własnym imieniu i w sposób ciągły.

Odpłatna działalność pożytku publicznego staje się działalnością gospodarczą, gdy wynagrodzenie jest wyższe, niż wynika z kosztów danego rodzaju działalności, albo gdy przeciętne miesięczne wynagrodzenie osoby zatrudnionej przy działalności odpłatnej przekracza 3-krotność przeciętnego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw (art. 9 ust. 1). Tej samej działalności nie można prowadzić jednocześnie jako odpłatnej i jako gospodarczej (art. 9 ust. 3).

Przykład z praktyki: w interpretacji z 25 lutego 2026 r. (0114-KDIP2-2.4010.641.2025.1.PK) stowarzyszenie kultury fizycznej wynajmowało dwa mieszkania. Dyrektor KIS uznał, że najem “spełnia warunki do uznania jej za działalność gospodarczą”. Dodał, że jeśli stowarzyszenie będzie kontynuować najem, nie będzie uprawnione do prowadzenia UEPIK.

Pierwszy rok: limit, OPP i termin 90 dni

Limit przychodów. Art. 10a ust. 2 ustawy o pożytku: “Przepisu ust. 1 pkt 5 w zakresie wielkości przychodów nie stosuje się w roku, w którym jednostka rozpoczęła działalność”. Dla KGW tak samo stanowi art. 24 ust. 2 ustawy o KGW.

Status OPP. Nowa organizacja nie może go mieć. Status OPP można uzyskać, gdy działalność pożytku publicznego jest prowadzona “nieprzerwanie przez co najmniej 2 lata” (art. 22 ust. 1 ustawy o pożytku). Wyjątkiem są ochotnicze straże pożarne.

Termin zawiadomienia. Organizacja rozpoczynająca działalność zawiadamia naczelnika urzędu skarbowego o wyborze UEPIK w terminie 90 dni od dnia rozpoczęcia działalności:

• NGO bezpośrednio do urzędu skarbowego (art. 10a ust. 3 ustawy o pożytku),
• KGW za pośrednictwem powiatowego biura ARiMR (art. 24 ust. 3 ustawy o KGW).

Przed zawiadomieniem organ zatwierdzający NGO podejmuje decyzję o wyborze UEPIK. Ustawa o rachunkowości definiuje go jako organ uprawniony do zatwierdzania sprawozdania finansowego “zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, statutem, umową” (art. 3 ust. 1 pkt 7). W stowarzyszeniu z interpretacji 0114-KDIP2-2.4010.641.2025.1.PK było to walne zgromadzenie członków. W fundacji wskazuje go statut.

Gdy 90 dni minie. Przepisy nie przewidują późniejszego zgłoszenia za pierwszy rok, więc za ten rok organizacja prowadzi księgi rachunkowe. Od następnego roku może przejść na UEPIK: termin zawiadomienia to wtedy koniec trzeciego miesiąca roku podatkowego, w którym zaczyna prowadzić ewidencję (art. 10a ust. 3, art. 24 ust. 3 ustawy o KGW). Przejście na UEPIK od drugiego roku potwierdza interpretacja z 27 stycznia 2026 r. (0111-KDIB1-1.4010.658.2025.2.MF): koło, które w 2025 r., pierwszym roku działalności, prowadziło księgi rachunkowe, mogło prowadzić UEPIK od 2026 r. W tej sprawie koło nie spóźniło się z zawiadomieniem, tylko w 2025 r. osiągnęło przychód, który wtedy wykluczał UEPIK. Limit przychodów sprawdzano na podstawie przychodów z pierwszego roku.

Zawiadomienie dotyczy także lat następnych (art. 10a ust. 4, art. 24 ust. 4 ustawy o KGW). Wzory uchwały i zawiadomienia są w artykule Zgłoszenie lub rezygnacja z UEPIK.

Co obejmuje UEPIK

Uproszczona ewidencja organizacji pozarządowej składa się z zestawienia przychodów i kosztów, zestawienia przepływów finansowych, wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych oraz zestawienia uzupełniającego (§ 2 rozporządzenia, Dz.U. 2025 poz. 1880). Dla KGW obowiązuje osobne rozporządzenie (Dz.U. 2025 poz. 1879), bez zestawienia uzupełniającego.

Do ewidencji należy opis zasad jej prowadzenia: rok podatkowy, system przetwarzania danych (przy ewidencji elektronicznej z opisem programu i zabezpieczeń) oraz ochrona danych i dowodów (§ 6 ust. 2). Organizacja na UEPIK nie prowadzi dziennika ani kont księgi głównej i nie sporządza sprawozdania finansowego. Nie przesyła też ksiąg w JPK_CIT.

Więcej: Z czego składa się uproszczona ewidencja oraz Czy UEPIK można prowadzić w Excelu.

Co obejmują księgi rachunkowe

Dokumentacja i księgi. Organizacja ma politykę rachunkowości z zakładowym planem kont, ustaloną na piśmie przez kierownika jednostki (art. 10 ustawy o rachunkowości). Prowadzi dziennik, księgę główną, księgi pomocnicze, zestawienia obrotów i sald oraz inwentarz (art. 13 ust. 1).

Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu, rachunku zysków i strat oraz informacji dodatkowej (art. 45 ust. 2). Dla organizacji pozarządowych zakres tych elementów określa załącznik nr 6 do ustawy. Terminy:

1. sporządzenie w postaci elektronicznej z podpisem kwalifikowanym, zaufanym lub osobistym do 3 miesięcy od dnia bilansowego (art. 52 ust. 1, art. 45 ust. 1f),
2. zatwierdzenie przez organ zatwierdzający do 6 miesięcy od dnia bilansowego (art. 53 ust. 1),
3. przekazanie w ciągu 15 dni od zatwierdzenia: do KRS, gdy organizacja jest w rejestrze przedsiębiorców, a w pozostałych przypadkach Szefowi KAS (art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości, art. 27 ust. 2 ustawy o CIT).

Przy roku obrotowym równym kalendarzowemu sprawozdanie trzeba sporządzić do 31 marca i zatwierdzić do 30 czerwca.

JPK_CIT. Za 2027 r. i kolejne lata organizacja na księgach rachunkowych przesyła je do urzędu skarbowego w formie pliku JPK (czynni podatnicy VAT już za 2026 r.). Nie dotyczy to organizacji, która ma wyłącznie dochody zwolnione z CIT i nie ma obowiązków płatnika PIT, np. nie wystawia PIT-11 ani PIT-8AR.

Obowiązki niezależne od formy ewidencji

• Zeznanie CIT-8 do końca trzeciego miesiąca roku następnego, także gdy cały dochód jest zwolniony (art. 27 ust. 1 ustawy o CIT), ze zwolnieniami wykazanymi w załączniku CIT-8/O. Zob. Nowe zwolnienie z CIT dla NGO od 2027 r.
• Wyodrębnienie działalności nieodpłatnej i odpłatnej pożytku publicznego w stopniu umożliwiającym określenie przychodów, kosztów i wyników każdej z nich (art. 10 ust. 1 ustawy o pożytku). Na UEPIK służy do tego zestawienie uzupełniające (§ 4 ust. 1 rozporządzenia). Wyodrębnienia wymagają też środki z dotacji (art. 16 ust. 5); zob. Wyodrębniona ewidencja dotacji.
• Obowiązki płatnika przy wynagrodzeniach, m.in. PIT-11 i PIT-4R.

Gdy warunki przestaną być spełnione

Organizacja zawiadamia naczelnika urzędu skarbowego o niespełnianiu warunków (przekroczenie limitu, rozpoczęcie działalności gospodarczej, uzyskanie statusu OPP) w terminie 90 dni od końca ostatniego miesiąca roku podatkowego, w którym prowadzi UEPIK (art. 10a ust. 5 pkt 2 ustawy o pożytku, art. 24 ust. 5 pkt 2 ustawy o KGW).

Przepisy dla NGO i KGW różnie określają rok, z którego liczy się limit przychodów. Ustawa o KGW odnosi go do roku poprzedzającego każdy rok podatkowy. Ustawa o pożytku odnosi go do roku poprzedzającego rok wyboru UEPIK i nie wskazuje wprost, który rok porównywać w kolejnych latach. Obowiązek zawiadomienia z art. 10a ust. 5 pkt 2 odsyła przy tym do wszystkich warunków z ust. 1, w tym do limitu.

Organizacja pozarządowa może też zrezygnować z UEPIK w trakcie roku “z konsekwencją prowadzenia księgowości zgodnie z przepisami o rachunkowości od początku roku podatkowego”, jeżeli decyzję podejmie organ zatwierdzający (art. 10a ust. 4a). Ustawa o KGW nie ma takiego przepisu. Koło może zrezygnować z UEPIK i zawiadamia o tym urząd w terminie 90 dni od końca ostatniego miesiąca, w którym prowadzi ewidencję (art. 24 ust. 5 pkt 1).

UEPIK w aplikacji uepik.ngo

Aplikacja prowadzi zestawienia w układzie z załączników do rozporządzenia, wykaz środków trwałych w module Środki trwałe, wyodrębnioną ewidencję dotacji w module Projekty i dotacje oraz generuje zeznanie CIT-8 z załącznikami. Wzory uchwały o wyborze UEPIK, zawiadomienia do urzędu skarbowego i opisu zasad prowadzenia ewidencji są w zakładce Wzory dokumentów.

Źródła

• Ustawa z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (t.j. Dz.U. 2025 poz. 1338 ze zm.): art. 3, 6, 8, 9, 10, 10a, 16 ust. 5, 22 ust. 1.
• Ustawa z dnia 8 listopada 2024 r. o zmianie ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie oraz ustawy o kołach gospodyń wiejskich (Dz.U. 2024 poz. 1761).
• Ustawa z dnia 9 listopada 2018 r. o kołach gospodyń wiejskich (t.j. Dz.U. 2025 poz. 310): art. 24.
• Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. 2026 poz. 522 ze zm.): art. 2 ust. 1 pkt 1 i 5, ust. 5 i 6, art. 3 ust. 1 pkt 7, art. 10, 13, 45, 52, 53, 69, załącznik nr 6.
• Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. 2026 poz. 554 ze zm.): art. 9 ust. 1c i 1d, art. 27 ust. 1 i 2, art. 27a.
• Rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki w sprawie prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów: z 22 grudnia 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1880, NGO) i z 23 grudnia 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1879, KGW).
• Interpretacje indywidualne Dyrektora KIS: 0111-KDIB2-1.4019.1.2026.2.AJ z 25.03.2026 r. (związek pracodawców), 0114-KDIP2-2.4010.641.2025.1.PK z 25.02.2026 r. (najem a UEPIK), 0111-KDIB1-1.4010.658.2025.2.MF z 27.01.2026 r. (KGW, przejście na UEPIK od drugiego roku).